Facilitan facturación de venta bienes y servicios en la UCR

Los visitantes al Planetario de la UCR, ahora reciben un tiquete de entrada, gracias a la herramienta de punto de venta.

Nidia Burgos Q. / nidia.burgos@ucr.ac.cr

Un nuevo sistema de facturación implementado por la Oficina de Administración Financiera (OAF), facilita la venta de bienes y servicios de la Universidad de Costa Rica (UCR).

La automatización beneficia actualmente a alrededor de 90 unidades de la Institución que venden sus bienes o servicios, tanto en el mercado nacional como internacional, sea para beneficio propio, como en el caso del Vínculo externo donde las unidades se autofinancian, como otros ingresos que generan algunas unidades que van a la caja única de la Institución.

El Sistema de Facturación para la Venta de Bienes y Servicios de contado y crédito fue puesto en práctica a finales del año pasado y a partir de enero del presente año es de uso obligatorio para todas las unidades de la Universidad que quieran comercializar el producto de sus investigaciones o brindar servicios a la comunidad.

Según comentó la Máster Lorena Mora Portillo, jefa de la Unidad de Control de Ingresos, de la OAF, el diseño de este Sistema se hizo en el 2016 en un tiempo récord, pues en un corto plazo se establecieron los requerimientos, se hizo un plan piloto y se implantó en el mismo año.

La automatización del Sistema de Facturación se hizo con la colaboración de dos funcionarios del Centro de Informática de la UCR, en conjunto con personal de la OAF, y su modernización obedeció al incremento considerable que ha enfrentado la Universidad en la venta de bienes y servicios, especialmente en los últimos años, lo que exige contar con una herramienta más ágil y adaptada a las necesidades de las unidades y de la administración.

Una vez diseñado, se efectuó un plan piloto con la integración, previa capacitación, de cinco unidades, luego se incluyeron 20 más y por último los 60 restantes, para llegar a un total de 85 unidades integradas al uso del Sistema. Además, actualmente se está capacitando a cinco más y según la Máster Mora, toda unidad que requiera vender bienes o servicios tendrá que utilizar este Sistema de Facturación.

Mayor agilidad

De acuerdo con la Máster Mora este nuevo Sistema brinda una serie de beneficios a las unidades entre las cuales menciona el acceso directo y diario a la información de facturas emitidas, anuladas, en trámite, pendientes, un catálogo de productos, servicios y costos, esta herramienta se puede ajustar, de forma personalizada, a los requerimientos de cada unidad, según lo explica en una nota las distintas unidades.

Uno de los grandes beneficios que se apuntan al uso de este nuevo Sistema es también contar con datos actualizados sobre el comportamiento de las ventas de bienes y servicios.

Otro aspecto valioso, que destaca la Máster Mora, es que permite contar con datos estadísticos sobre una serie de variables que les favorece a las unidades una mejor toma de decisiones.

“Esto ha hecho que de alguna manera las unidades puedan tener esa información tan importante para procesar y también para nosotros (OAF) al haber tanto volumen de transacciones, que dependen de facturación, un sistema más rápido, un sistema que permite que las unidades puedan accesar el Sistema con mucha facilidad y saber en qué proceso está la factura: si ya fue enviada, si está emitida, si ya está cancelada, si está anulada, eso les ayuda a que puedan hacer una toma de decisiones más eficiente, con esa información tan importante”, opinó la Máster Mora.

El ahorro de tiempo en el trámite de las facturas es claramente uno de los grandes beneficios, ya que las unidades ya no necesitan enviar mensajeros a presentarse físicamente a la OAF para incluir las facturas en su contabilidad, sino que lo hacen desde el lugar donde se encuentran ubicados y los datos se consignan inmediatamente vía Sistema, lo que elimina el requerimiento de hacer filas.

En algunos casos, como ocurre con unidades como el Planetario o el Teatro Universitario, se les facilita la confección de un tiquete por el sistema de punto de venta, que posteriormente es reportado vía Sistema, acompañado del depósito respectivo.

Un beneficio más que indica la Máster Mora es que se ahorra una importante cantidad de papel, ya que antes se utilizaban blocks de facturas y recibos de dinero donde había que registrar varias copias con papel carbón, proceso que quedó eliminado con este nuevo Sistema.

A la OAF también lo beneficia con las disminuciones en los tiempos de trámites, porque cuando se emite la factura inmediatamente se hace la plantilla contable, cargando las cuentas automáticamente, lo que favorece el contar con la contabilidad al día y disminuye los errores de digitación humanos.

Unidades preparadas

A pesar de que la capacitación fue recibida el año pasado por 85 unidades, al 1° de febrero último había 42 unidades facturando en el Sistema y en trámite nueve más, para llegar a un total de 51, por el momento, ya que las otras iniciarán su facturación cuando inicien la venta de sus bienes y servicios para el presente año.

A esa misma fecha se registraban ya 3.559 facturas en el sistema, tanto de contado como de crédito y se había facturado un monto total en colones de ¢579.945.434,00 y en dólares de $326.1515,14.

En cuanto a la cantidad de productos o servicios registrados, OAF reporta 716, entre los cuales se encuentran los del Semanario Universidad, los del Instituto Clodomiro Picado, que incluso se venden internacionalmente y también se facturan por este Sistema, los del Sistema Editorial de Difusión Científica de la Investigación (SIEDIN), entre otros muchos más.

Hacia un futuro próximo lo que se prevé es seguir incluyendo diferentes pagos a la Institución mediante el sistema de conectividad con los bancos del país, de modo que las personas puedan cancelar, a través de Internet, no solo la compra de productos o servicios, sino también otros pagos como el alquiler (a la Universidad) de locales para sodas y fotocopiadoras, montos girados de más a ex funcionarios, incumplimientos de becas, para quienes no concluyen sus estudios y entonces deben devolver dineros a la Institución y muchos otros más, lo cual se podrá efectuar incluso desde otros países.

“Vamos hacia la automatización de todos los procesos, que nos ayuden de manera más efectiva a brindar un mejor servicio”, acotó la Máster Mora.