Vicerrectoría de Administración define nuevo enfoque de trabajo para los próximos años
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 08 junio 2022
En el marco de su 50 aniversario, la VRA se plantea una visión de trabajo conjunto, del personal universitario, para lograr resultados en equipo.
Una administración basada en una gobernanza humanista, en la mejora de la calidad y la innovación, la interoperabilidad de procesos y sistemas y en un liderazgo integrativo y colaborativo, es el nuevo enfoque de trabajo que plantea implementar la Vicerrectoría de Administración (VRA).
Durante una reciente reunión del Consejo asesor ampliado, donde participaron todas las jefaturas de oficinas, secciones y unidades de la VRA, Roberto Guillén Pacheco, vicerrector de Administración, planteó dicha propuesta con la cual se prevé trabajar en los próximos años.
“El objetivo fundamental es que nos veamos como una Vicerrectoría, como un equipo de trabajo, el día voy a hablar del enfoque de gestión, qué es lo que esta Vicerrectoría considera que deben ser los ejes sobre los cuales vamos a desarrollar el ejercicio de la gestión administrativa, en la Institución, en los próximos años”, manifestó Guillén, en la sesión.
La idea del vicerrector de Administración es que se tenga un enfoque de trabajo integral, donde todas las Oficinas que la conforman: la de Administración Financiera (OAF), la de Servicios Generales (OSG), la de Suministros (OS) y la de Recursos humanos (ORH), así como la Unidad de Gestión Ambiental (UGA) y las secciones y unidades propias de la VRA, realicen un trabajo colaborativo y no que se desempeñen como islas.
Personas al servicio público
En cuanto al tema de la Gobernanza humanista, Guillén comentó que todo servicio público, al igual que el universitario está compuesto por personas que brindan y demandan servicios.
“Los servicios son personas que dan soluciones a necesidades o requerimientos de otras personas, o sea, al final del día estamos resolviendo problemáticas y necesidades de otras personas”, expresó el vicerrector, quien agregó que a esas personas usuarias se debe el personal de la Institución para crear valor público, o sea llenar esas necesidades y expectativas, algunas de índole individual y otras de índole colectivo.
Estas personas, que trabajan para las organizaciones son las que también buscan cómo mejorar las prácticas para la Institución.
“Entonces, nosotros somos los llamados a diseñar, a aprender, a tomar las decisiones, a mejorar las prácticas, a lograr los resultados, al final del día, el valor público se genera porque logramos resultados”, dijo Guillén.
De paso, al lograr sus resultados, las personas funcionarias también llenan sus necesidades, tanto económicas, como de estima y de relaciones humanas y les permite lograr una mayor identidad con la Institución, así como realizarse en términos laborales.
Dentro de esta gobernanza pública está también el Gobierno abierto que va más allá del modelo tradicional de administración y que busca adaptarse a los cambios que experimentan las organizaciones, como ocurre en estos momentos en la Universidad que se ve afectada por normativas como la Ley 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, que incide en la forma en la que se gestionan los recursos; o la Reforma a la Ley de Salarios de la Administración Pública, N° 9908, que establece que no se pueden crear plazas nuevas.
También, está la 10159, Ley Marco de Empleo Público, que determina el desarrollo del recurso humano en la organización, tanto a nivel de salarios, como de categorías y estructura salarial, entre otros factores. Asimismo, hay otros temas que implican cambios como la implementación del Teletrabajo en la Institución y algunas disposiciones de la Contraloría General de la República, por ejemplo, en el tema de planificación de la infraestructura.
En ese sentido, la diferencia entre el modelo de administración tradicional y el de Gobierno abierto es que “son filosofías, conceptos diferentes de administración; no es lo mismo administrar una oficina pensando hacia adentro, resolviendo problemas internos, que pensando que la oficina tiene que abrirse, dar información y responder a los usuarios externos: son dos esquemas diferentes de trabajo”, comentó Guillén.
Entonces, este modelo de gobernanza abierta y relacional genera una nueva cultura organizacional y requiere un cambio en los valores de la organización y en los procesos de gestión, que según el vicerrector ahora deben orientarse al logro de resultados.
Otra parte, de este modelo es tener una cultura de datos abiertos, lo que implica que la información de las organizaciones es del público y dichos datos se requieren de forma conjunta para la toma de decisiones y ahí es donde resulta también importante que la automatización de las oficinas no se haga por separado.
Al respecto, Guillén expresa que “entonces, el punto aquí es cómo vernos como procesos integrales, como equipo de trabajo, que hace el mejoramiento de todo el proceso integral y para hacerlo necesitamos trabajar con datos”.
Otro elemento del Gobierno abierto es la participación de las personas ciudadanas, sea esta la comunidad universitaria, la comunidad aledaña o la misma sociedad.
Procesos efectivos
Sobre calidad, lo que se busca es que los procesos sean efectivos y por ello Guillén considera que es importante tener claros los niveles de satisfacción de las personas usuarias.
“Sí los esfuerzos por calidad no me conducen a una mejora de los procesos, entonces no tiene sentido la calidad, o sea, la razón de ser de la gestión de la calidad es tener una mejora continua de los procesos, para lograr siempre la satisfacción de los usuarios”, manifestó el vicerrector.
Otro aspecto de la calidad es que tiene que llevar al desarrollo de las competencias de las personas en la organización, ya que son estas quienes mejoran los procesos, por lo que se requiere que la gente esté capacitada y que tenga los instrumentos, para que pueda mejorar esos procedimientos.
Por otro lado, está la innovación que no puede separarse de la calidad. “Es decir, la innovación es la implementación; no es tener una buena idea, no es tener una excelente propuesta, es implementar un cambio: estamos innovando, porque estamos implementando un cambio”, expresa Guillén.
Interoperabilidad
Para el vicerrector de Administración es importante que los sistemas de información, que automatizan procedimientos interactúen entre sí.
“Necesitamos integrar los procesos y los sistemas de información; no podemos tener datos que nos permitan el mejoramiento de procesos, cuando los datos están fraccionados, están bajo la llave del jefe, bajo autorización, en otro tiempo, en otro momento; entonces, yo tengo los datos a la fecha de hoy y el otro compañero, de la otra oficina, los tiene, pero en otra fecha, entonces no hay sincronía”, destacó Guillén.
Cambio en roles de liderazgo
El cuarto eje ese refiere a la importancia del cambio en el enfoque de lo que son los roles de liderazgo, en el sentido de que se requieren habilidades y competencias necesarias para la gestión abierta y en redes.
“La naturaleza del Gobierno abierto relacional y que requiere un liderazgo integrativo y colaborativo nos plantea que, sobre todo, en las circunstancias en que estamos, tenemos que ser mucho más efectivos; y dentro de un concepto de Gobierno abierto se necesitan gerentes públicos con habilidades y rasgos de liderazgo colaborativo, en contextos abiertos y relacionales, que permitan cambiar el proceso de toma de decisiones”, dijo el vicerrector.
Esto tiene implicaciones en el sentido de que quien toma la decisión, también asume el riesgo y que por ello es importante tomarlas de manera conjunta.
“Entonces, esas decisiones las trabajamos colaborativamente, es decir, cada quien aporta sus datos y eso nos permite resolver problemas complejos”, menciona Guillén.
Estas decisiones deben además de implementarse, también de forma conjunta y no en forma de islas, pues se requiere pensar que son los problemas de la Universidad, cómo se resuelven, cómo se aporta y también cómo se asume el riesgo del resultado de esas decisiones.
Para ello, se requiere gestionar competencias como la transparencia, la rendición de cuentas, la interacción, la cocreación y la colaboración entre las personas y la ciudadanía.
“Ese es el gran reto: trabajar en equipo, para tomar decisiones, resolver problemas y hacer el mejoramiento continuo en conjunto”, expresa el vicerrector de Administración.
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