Administración de la UCR busca fortalecer su política de gestión de riesgo y continuidad de los servicios
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 10 noviembre 2021
Un equipo multidisciplinario, con representantes de todas las vicerrectorías de la Universidad de Costa Rica, inició la semana pasada, un proceso de fortalecimiento y redefinición de su política de gestión de riesgo y continuidad de los servicios, que busca precisamente contar con lineamientos para casos de emergencias, que permitan continuar con el trabajo y la misión de la Institución.
Según estimaciones de especialistas en Administración Pública, de la Institución, la UCR podría afectar a alrededor de 500.000 personas en caso de que deba detener sus operaciones por un caso de emergencia, como la que se vive hoy en día por la pandemia generada por el virus SARS CoV 2.
De ahí la importancia de contar con una política sobre el tema que reúna todas las gestiones que ya se vienen realizando desde hace más de 20 años en cuanto a la atención de emergencias y de riesgos.
Es así como el viernes 26 de octubre pasado se conformó un amplio grupo de trabajo en el que trabajaron en conjunto la vicerrectora de Vida Estudiantil, María José Cascante, el vicerrector de Docencia José Ángel Vargas y el de Administración, Roberto Guillén Pacheco, quienes junto con otras personas integrantes del Programa de Gestión de Riesgo y Reducción de Desastres (PGRRD), de la Escuela de Administración Pública, de acción social, de investigación, salud ocupacional, enfermería y geología se abocaron a iniciar el análisis de cómo unir en una sola declaración cuáles serán los lineamientos que guiarán la continuidad de la Institución, tomando en cuenta los riesgos país y específicamente los de las diferentes sedes y recintos en todo el territorio nacional.
En ese sentido, Guillén agradeció profundamente la presencia, en dicha reunión, de la vicerrectora de Vida Estudiantil y el de Docencia, dada la cantidad de personas que representan en cuanto a estudiantes y docentes de la Institución.
Camino andado
Si bien en la UCR desde el año 2001 el Consejo Universitario acuerdó que la Vicerrectoría de Administración coordine el PGRRD, ya desde antes la Institución contaba con una Comisión para la Atención de Emergencias.
Una vez creado el Programa se empezaron a hacer estudios a nivel institucional en cuanto a los edificios en que se consideraba prioritario tener un plan, entre ellos los de las bibliotecas, facultades y residencias estudiantiles.
Alrededor de cinco años después se crea una guía para que las personas en la Institución pudieran informarse sobre cómo proceder ante ciertos eventos como sismos o incendios, entre otros, según explicó Jorge Rodríguez, coordinador del PGRRD, quien agregó que para el 2008 se crearon los Comités de Gestión de Riesgo y Atención de Emergencias (COGRAE) en todas las sedes y recintos de la UCR, en el país, cuyos miembros han recibido capacitación para a tender situaciones en sus edificaciones.
Luego, en la Institución se empieza a plantear, desde el 2013, la posibilidad de crear un Sistema de Gestión de Riesgo, el cual se oficializa con la creación de la Unidad de Gestión de Riesgo, en el 2019, la cual aún no se materializa por temas de presupuesto.
Sin embargo, con la llegada de la pandemia al país se activa el Centro Coordinador Institucional de Operaciones (CCIO), el cual forma parte del PGRRD y cumple funciones similares a las de dicha Unidad, ya que se encarga de orientar todos los esfuerzos en casos de emergencias en la Institución. Ya anteriormente había gestionado las emergencias ocasionadas por los huracanes Nate y Otto, en las zonas donde la Universidad cuenta con instalaciones.
En el año 2020, con motivo de la pandemia por la Covid 19, la Contraloría General de la República (CGR) realiza un estudio en las instituciones públicas del país, incluidas las universidades estatales, donde hace una evaluación en relación con la gestión de riesgos y la pandemia.
En ese sentido, la evaluación determina que un 83% de las instituciones públicas no cuentan con una política formal de continuidad, en caso de emergencias.
En el caso de la Universidad de Costa Rica, durante todo el período de emergencia por la pandemia se ha mantenido brindando sus servicios, por medio de la virtualidad y la presencialidad.
Oportunidades de mejora
A pesar de la experiencia acumulada de la UCR, en la gestión de riesgos, Álvaro Montero, docente de la Escuela de Administración Pública considera que todavía existen posibilidades de mejora.
De acuerdo con los datos que se han estudiado, se calcula que alrededor de medio millón de personas tendrían un impacto por emergencias que puedan ocurrir a la Universidad de Costa Rica, razón por la cual la gestión del riesgo es muy importante para la Institución.
Para Montero, lo primero que hay que tomar en cuenta es que el país tiene de por sí una serie de amenazas naturales, como volcanes, sismicidad, deslizamientos, los efectos del cambio climático y otros fenómenos que podrían llevar a situaciones de emergencia y la UCR tiene sedes y recintos en todo el territorio nacional.
“Entonces, la conversación para que la Universidad tenga la capacidad de entender y de reaccionar y de prepararse y de gestionar sus riesgos, es definitivamente una necesidad nacional”, expresó al respecto Montero.
Por otra parte, hizo la advertencia de que la gestión del riesgo no se improvisa, pues debe permitirle a la Institución hacerle frente a los diferentes impactos, esto por cuanto entre más preparada esté una organización más rápida es su capacidad de respuesta, de ahí la necesidad de una política de continuidad basada en el análisis de los riesgos.
Además de respaldos tecnológicos también se requiere de que “la Universidad de Costa Rica pueda seguir ofreciendo sus servicios a las comunidades, a sus estudiantes, a sus servicios en general, aun a pesar de los diferentes impactos que de fijo van a pasar”, dijo Montero.
El llamado entonces es a que se integre una estructura que pueda hacerle frente a cualquier situación de emergencia que se presente, tomando en cuenta la legislación y normativa nacional en términos de gestión de emergencias, pero también las propias disposiciones que la Institución determine.
En la primera reunión del grupo de trabajo para la definición de la política de gestión de riesgos y continuidad se trabajó en grupos.
Gestión integral
Precisamente, Rodolfo Romero, también docente de la Escuela de Administración Pública de la UCR, hace énfasis en la importancia de comprender la gestión del riesgo y la continuidad de una manera integral, a pesar de que la tendencia es más bien a segmentar: por un lado la gestión del riesgo y por otro lado la continuidad.
Al respecto, comentó que desde la UCR se está apoyando a la CGR y a las instituciones públicas para desarrollar modelos en cada institución pública para que tengan buenas prácticas en el tema de la continuidad y gestión de riesgos.
En este tema “la Universidad también tiene que fortalecerse, muchas cosas se han hecho muy bien y muchas cosas tienen grandes oportunidades de mejora”, manifestó Romero.
En ese sentido, expresó que todas las vicerrectorías y unidades tienen que ver con estos temas y en la generación de un lenguaje común en cuanto a aspectos de riesgo y también se debe lograr que sea una organización flexible y resiliente dado que el entorno cambia todos los días.
Por ello, recomienda que se gestione mediante una red de trabajo en el tema, de manera que si un nodo se sobrecarga los otros puedan colaborar.
Según Romero, para el abordaje del tema se deben tomar en cuenta una serie de Normas nacionales e internacionales referentes al tema.
Pero lo primero que hay que hacer es determinar cuáles son los servicios esenciales que brinda la Universidad de Costa Rica a sus diferentes públicos y a la sociedad en general y sobre estos preparar los diferentes planes.
“Esto es garantizar la continuidad de las operaciones de la Universidad y eso es un elemento consustancial; si nuestra misión es brindarle a la sociedad costarricense la docencia, la investigación, la acción social, garantizar que nuestros estudiantes tengan buenas condiciones en su vida, pues sobre eso tenemos que apuntar a garantizar condiciones de operación”, explicó Romero.
Por ello, lo que se busca es establecer una ruta sin perder de vista los antecedentes de la labor que el PGRRD ha desarrollado, como por ejemplo el trabajo de los COGRAE en las sedes, que ya cuentan con un entrenamiento básico, así como con criterios y la identificación de riesgos básicos.
El desafío que tendrá este grupo de trabajo en las próximas semanas será precisamente orientarse a la gestión de riesgo y continuidad de los servicios universitarios, para que la política que se defina sea más consistente, más fuerte y que facilite justamente que la Universidad piense mejor y operacionalice mejor todo lo que se debe hacer, en función de este tema, valoró Romero.
Una vez que se defina esa política se prevé la realización de una estrategia para la gestión del riesgo y continuidad de las operaciones de la Universidad de Costa Rica.
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