Administración inicia proceso para implementar las normas NICSP en la UCR
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 13 abril 2023
A la actividad de lanzamiento del ERP para la UCR asistió personal de diferentes oficinas de la Vicerrectoría de Administración.
Con el lanzamiento del proyecto de arrendamiento de la plataforma de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), el pasado 21 de marzo, la Universidad de Costa Rica (UCR), por medio de la Vicerrectoría de Administración (VRA) inició oficialmente el proceso para lograr la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).
La aplicación de dichas Normas es requerida por diversos decretos nacionales y por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (N°9635) y debe ser acatado por todas las instituciones públicas del país, con el fin de contar con un lenguaje único en el tema de contabilidad.
En el caso específico de la Institución ya se contaba en la Oficina de Administración Financiera (OAF), con el Sistema de Información de Administración Financiera (SIAF), sin embargo, de acuerdo con Marlen Salas Guerrero, directora de dicha unidad, ya estaba cayendo en la obsolescencia y por ende era difícil adaptarlo a los nuevos requerimientos de contabilidad.
“Entonces, teníamos tres opciones: uno, que era hacerle mejoras al SIAF, dos, hacernos nuestro propio ERP, o tres, arrendar un ERP y es cuando se llega a la decisión de que hay que movilizarnos a un ERP que es mejor arrendarlo”, explicó Salas.
En la contratación de la empresa que desarrollaría este proyecto y a la cual se le arrendaría el ERP participaron dos compañías y se escogió a Soluciones Integrales (SOIN), debido a la oferta económica que hizo y también se tomó en cuenta aspectos como la garantía del respaldo, la experiencia, el servicio en la nube y que el ERP es un sistema en que se pueden unificar varios lenguajes.
Planificación de Recursos Empresariales
De acuerdo con las NICSP todas las entidades públicas, entre ellas la UCR, deben realizar un registro de todas sus transacciones contables, aparte de las presupuestarias que ya se venían realizando y por ello el uso de un ERP fue la solución que encontró la Institución para poder contar con información estandarizada de varios de sus sistemas, que son manejados por distintas oficinas de la VRA.
De esta manera, en este ERP se unirán diferentes sistemas institucionales como el Sistema Institucional Plan Presupuesto (SIPRES), también está la Plataforma de Gestión de Compras y Abastecimiento (GECO), el Sistema de Compras Públicas (SICOP), el Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), el Sistema de Gestión de Bienes Institucionales (SIGEBI).
Además, se prevé integrar, mediante las API (por sus siglas en inglés), que son interfaces de programación de aplicaciones, módulos como los de Fondos de trabajo electrónicos, Viáticos locales y Viáticos al exterior, así como el de Vínculo externo y el de Activos fijos, entre otros.
“Y ahorita lo que se está haciendo es identificar todos los requerimientos para el desarrollo e implementación, para hacer ese diseño. Entonces, ahorita nos están presentando el Sistema, después viene una etapa donde nosotros también les presentamos qué es lo que hacemos nosotros y a partir de ahí van a construir un informe de diseño de implementación”, comentó Salas, en referencia al proceso inicial que se realiza para la implementación de las NICSP, a partir del 1° de enero de 2024.
Arrendamiento
Según comentó Salas, la UCR optó por el arrendamiento del ERP ya que la empresa brinda la herramienta, la capacitación e inducción y toda su experticia, así como la actualización del sistema con nuevas normas o disposiciones contables que se apliquen a nivel nacional y al personal de la Institución le corresponderá aportar toda la información contenida en sus sistemas.
Este ERP guarda toda la información en la nube y tiene respaldos a nivel internacional, lo que asegura que dichos datos tendrán resguardo en diferentes plataformas.
Asimismo, al estar integrada toda la información de los diferentes sistemas, se podrá manejar de una forma más ágil.
Según comentó Salas, el objetivo de utilizar un ERP es lograr el registro de todas las transacciones financieras, como cobros, pagos e inversiones y generar información a la contabilidad y al presupuesto, porque, aunque este último ya contaba con su catálogo de cuentas, ya estaba obsoleto.
“Entonces, dado que vamos a hacer este cambio, la idea es hacer una reestructuración total de los catálogos y que respondan a las condiciones actuales”, destacó la directora de OAF.
Hacia el 2024
Una vez realizado el lanzamiento del proyecto el 21 de marzo último, ahora lo que sigue según el cronograma establecido entre la UCR y la empresa SOIN es desde el 27 de marzo al 12 de mayo realizar sesiones de trabajo, así como levantar los requerimientos.
Luego del 15 al 30 de mayo se haría la elaboración del informe de diseño de solución, el cual indicaría cómo se realizaría la implementación a partir de junio a diciembre 2023. Precisamente, a partir de junio se efectuaría la carga de datos, capacitaciones, pruebas, certificación de calidad y cierre.
Para estos efectos se ha integrado a las direcciones y personal de la OAF, la Oficina de Recursos Humanos (ORH), la Oficina de Suministros (OSUM) y la Oficina de Planificación Universitaria (OPLAU).
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