Contratación administrativa requiere de una mayor reflexión por cambios a partir de nueva Ley
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 10 marzo 2023
Antes de comprar productos por caja chica se requiere revisar que estos no existan en el catálogo institucional del Almacén de la Oficina de Suministros. (Foto: Laura Rodríguez-Archivo ODI)
La nueva Ley General Contratación Pública (Ley N°9986), establece una serie de cambios en la forma de realizar compras, por lo que se requiere de un mayor estudio y reflexión en la toma de decisiones en esta materia en las instituciones públicas, y entre ellas en la Universidad de Costa Rica (UCR).
Así fue indicado por las personas expositoras del Foro-Capacitación ‘Lineamientos de la nueva Ley de Contratación Pública’, que fue realizado por la Vicerrectoría de Administración (VRA) el día 22 de febrero último, quienes se refirieron tanto a las variaciones, como a las sanciones que establece tanto esta normativa, como su reglamento.
Una de las principales disposiciones que establece esta regulación es que toda acción de compra sea por caja chica, fondo de trabajo, u órdenes de servicios y por supuesto las licitaciones deben estar reflejadas y justificadas en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).
“A partir de la entrada en vigor de esta Ley (9936), cualquier cosa que compre la Universidad, incluso hasta por compras de caja chica, se va a poder o se debe mostrar y visualizar a través del SICOP”, enfatizó Walter Bustillos Sequeira, jefe del Departamento de Adquisiciones, de la Oficina de Suministros (OSUM).
Tal y como lo indica su nombre, el objetivo de la nueva Ley de Contratación Administrativa para el Sector Público, lo que busca es integrar todas las compras que realicen las instituciones públicas del país.
Precisamente, en su Artículo 1 establece que “La presente ley resulta de aplicación para toda la actividad contractual que emplee total o parcialmente fondos públicos”.
Para Angélica Vega Hernández, directora de la Escuela de Administración Pública (EAP), de la Universidad de Costa Rica (UCR), la Ley 9986 es adecuada. “Realmente necesitamos más transparencia, necesitamos disminuir la cantidad de controles, pero que sean controles efectivos y que nosotros mejoremos el mecanismo de compras de una manera más estratégica”, según comentó.
También mencionó, durante el Foro, que lo que se trata es darle una mejor capacidad a las personas usuarias que se relacionan con el Estado, a través de las compras públicas.
Cambios relevantes
Vega hizo un repaso de algunos de los aspectos más relevantes de la nueva Ley de Contratación Pública y entre ellos sobre el tema del régimen de prohibiciones de abstención en cuanto a tener relación con algunos intereses familiares, personales, laborales o de negocios, por ello, según su criterio se requiere de sistemas de información y datos adecuados que permitan identificar de manera previa que no existen este tipo de relaciones en una contratación que se pretenda realizar.
Un tema al que se le dio mucho énfasis durante el Foro fue a la importancia de realizar una planificación adecuada y en ese sentido ahora se establece el requerimiento de una planeación anual, lo que obliga a las personas a tener una gestión de compras más estratégica.
Al respecto, Bustillos comentó que el Reglamento a la Ley de Contratación Pública amplía y da una serie de lineamientos que no estaban pactados y definidos y que van a tener un efecto directo en las unidades de compra especializadas.
Dicho Reglamento establece que cuando la Institución tenga varias unidades de compra, como es el caso en la UCR, la proveeduría institucional debe consolidar también los requerimientos de bienes y servicios comunes de las unidades desconcentradas de compra.
Esto es importante porque una de las sanciones, que se establecen, es por hacer un mal uso de la planificación, sino se consideran aspectos como la economía de escala y otros aspectos a nivel institucional. “Entonces, ya estamos haciendo el análisis de qué es lo que compramos y cuáles podrían ser los escenarios y alternativas, para afectar lo menos posible y tratar de cumplir”, manifestó Bustillos.
Una recomendación que se hizo en ese sentido es planificar aquellas contrataciones en las que los plazos de entrega provocan que los recursos no se puedan ejecutar y entonces se deba buscar dentro del presupuesto del período siguiente, para tratar de disminuir ese efecto.
Para ello, ya la OSUM publicó las fechas bajo las cuales la Universidad puede ejecutar la mayor cantidad de recursos dentro del período presupuestario actual. Entonces, se recomienda salir primero de las compras de equipo, porque muchos de estos se tramitan a través de licitaciones y los tiempos de ejecución de esos procesos son más largos y los plazos de entrega son extensos.
“Entonces, evidentemente, mientras más rápido podamos tramitar todas estas contrataciones, pues vamos a poder garantizar una mayor ejecución presupuestaria y meterle menos presión al presupuesto del año siguiente”, destacó Bustillos. En ese sentido, GECO cerraría en junio del presente año para que no se puedan realizar más contrataciones.
Durante el Foro, se hizo una revisión de los principales aspectos de la Ley 9936, que varía la contratación pública.
Reducción de excepciones
Una de las principales variantes que apuntó Vega es la reducción de excepciones, que según indicó es para fomentar la competencia, además de que se elimina la autorización de la contratación directa, por parte de la Contraloría General de la República.
Para Bustillos, quien brindó una extensa explicación sobre el tema en el Foro, anteriormente la mayoría de las instituciones públicas utilizaban esta figura para el abastecimiento de sus bienes y servicios.
Al respecto, indicó que la nueva Ley plantea tres artículos relacionados con sanciones a funcionarios que se encarguen de los procesos de compra, los cuales son: el 124, el 125 y el 126 y que uno de los aspectos para los cuales se aplican es para los funcionarios que hagan un mal uso de las excepciones.
Esta Ley plantea que, aunque ya no hay que solicitar permiso a la Contraloría General de la República, si la persona funcionaria hace un mal uso de las excepciones, va a acarrear una serie de responsabilidades, las cuales podrían ir desde una amonestación hasta un despido sin responsabilidad patronal.
“Entonces, hay una serie de cuidados que vamos a tener, a lo largo de este año, que ir analizando, conversando; este va a ser un proceso de adaptación y transformación, tanto para nosotros en la Oficina de Suministros y en las Unidades de comparar especializadas, como con los diferentes usuarios, sobre la forma en la que ahora en adelante debemos realizar este tipo de contrataciones”, expresó Bustillos.
Las excepciones tampoco podrán ser creadas en reglamentos internos de las instituciones públicas. Bustillos aclaró que “vía reglamentos no podemos crear o interpretar o hacer uso, muy extensivo, de las excepciones que actualmente están definidas; incluso, la normativa plantea de que en el más mínimo caso de duda, que tengamos sobre el uso y la aplicación de una excepción, lo que debemos realizar es un procedimientos ordinario”.
Para Bustillos, en el uso de las excepciones se va a tener que ser más cuidadosos y bondadosos en la cantidad de justificación o información que se incorpore en el SICOP. En ese sentido, la decisión inicial tiene que ir firmada por la jefatura o la persona encargada de la unidad solicitante, lo que restringe la cantidad de personas que anteriormente podían firmar este trámite.
Y específicamente en el caso de las excepciones, la Ley plantea que se debe contar con un visto bueno adicional que le correspondería al jerarca de la institución o a quien esa persona delegue. Ante esta situación, en los próximos días la rectoría de la UCR divulgará una resolución donde se indique el proceder en estos y otros casos relacionados con los nuevos requerimientos para realizar contratación administrativa.
En el tema de las excepciones se encuentra el aspecto del proveedor único, en cuyo caso no solamente habrá que hacer el planteamiento de la necesidad de los bienes o servicios, sino que adicionalmente hay que hacer un análisis relacionado con el proveedor y determinar que van a ser necesarios para el adecuado uso y funcionamiento de las dependencias. Asimismo, en cada caso específico se requerirá de un sondeo o un estudio de mercado. Para estos efectos, la OSUM está trabajando en una serie de instructivos para definir los lineamientos bajo los cuales deben realizarse estos análisis, según explicó Bustillos.
Otro aspecto al que se refirió Vega fue al capítulo de impugnaciones temerarias, el cual según comentó se trata de las personas que ponen una apelación simplemente por ponerla y atrasan el proceso y posponen la implementación, sobre todo de obra pública, quienes podrían también ser sancionadas.
Caja chica
De acuerdo con Bustillos, las compras de caja chica no se eliminan con la nueva normativa, pero si hace todo un planteamiento de cómo deben realizarse y al respecto indica que tienen que ser única y exclusivamente para gastos menores, indispensables e impostergables.
Este tipo de adquisiciones no requieren realizarse en el SICOP pero si se requiere que queden justificadas en este Sistema. “Para las cajas chicas, la Ley lo que plantea es que nosotros debemos documentar todas y cada una de las compras que hagamos por caja chica en esta plataforma, no es hacer la compra en SICOP, es documentar cada una de las compras que hicimos”, manifestó Bustillos.
Otro aspecto que incluye la Ley 9986 es que mediante este tipo de compras no se debe hacer fragmentación.
En la Institución existen tres tipos de caja chica: uno relacionado con los fondos de las distintas unidades, luego están las órdenes de compra para servicios y el tercero lo constituyen los fondos de trabajo de la Oficina de Suministros y de las Unidades de compra de las sedes regionales.
A través de estos distintos tipos de caja chica se puede adquirir suministros y materiales, pero no se podrían tramitar servicios, a menos que sea para satisfacer una necesidad específica temporal, que no sea recurrente en la unidad solicitante.
Jorge Padilla Zúñiga, director de la OSUM aclaró que hay una circular vigente donde se establece la prohibición de la adquisición de ciertos artículos que ya están normalizados en el Almacén de la Oficina de Suministros y entonces solo se van a aceptar compras de artículos que se pueda comprobar que no existan, para lo cual se recomienda buscar en el catálogo, filtrando de diferentes formas.
También, comentó que la resolución que se publicará próximamente constará de tres partes: la primera para los fondos que usan las unidades, la segunda parte es para contrataciones de servicio y la tercera, para fondos de la Oficina de Suministros y Unidades de compra de sedes regionales.
Otro aspecto sobre el que hizo énfasis Padilla, fue en que todas las solicitudes de compra que ingresen posterior a la fecha que establece la OSUM no se les va a garantizar el presupuesto en el 2024, por lo que se requiere tener en cuenta el tiempo que tarda hacer la contratación y el lapso para que ingrese el producto.
Por su parte, Roberto Guillén Pacheco, vicerrector de Administración, expresó que la implementación de la Ley de Contratación Pública no es un procedimiento acabado, sino que está en desarrollo y que todavía hay muchas dudas e información que no está clara, por lo que se va a ir paulatinamente precisando.
“Lo importante aquí es que este no es un tema que es responsabilidad de la Oficina de Suministros, o de la Oficina de Administración Financiera, sino que es un tema universitario, es un tema de todos y el principio aquí es que todos somos parte de la solución”, destacó Guillén.
Por ello, expresó que interesa mucho conocer las problemáticas, las dudas y sobre todo los aportes a partir de la experiencia de las personas que realizan compras en la Universidad, porque son los que están diariamente en esta actividad.
“Son las necesidades que ustedes viven, las que nos van a ir ayudando a que esta normativa y estos procedimientos se puedan ajustar para realmente cumplir con la misión académica de la Universidad”, acotó el vicerrector de Administración.
Ante un año 2023 donde se requiere la implementación de una serie de normativas nuevas en el ámbito financiero, de recurso humano e incluso ambiental, la Vicerrectoría de Administración está organizando una serie de actividades de capacitación y de formación para el personal de la Universidad de Costa Rica.
El próximo Foro-Capacitación será realizado el próximo miércoles 15 de marzo, sobre el tema ‘Ejecución presupuestaria eficaz’, el cual será efectuado en el Aula Magna, con un horario de 9 a.m. a 11:30 a.m. Puede inscribirse en el siguiente enlace: https://forms.gle/sYq1h3TuvtgG6C17A
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