En su 50 aniversario la VRA busca una mayor modernización de la gestión administrativa
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 18 enero 2022
Un enfoque humanista es el que procura la Vicerrectoría de Administración con su personal administrativo.
Foto: Laura Rodríguez (Archivo-ODI)
A finales del presente año la Vicerrectoría de Administración (VRA) celebrará su 50 aniversario de haberse constituido y en ese marco procura una mayor modernización de la gestión administrativa, en la Universidad de Costa Rica (UCR).
Para estos efectos, la VRA se encuentra en un proceso de mediano y largo plazo en el cual busca una reestructuración de diferentes procesos, con el fin de lograr una mayor agilidad y transparencia, tomando en cuenta el factor humano como la labor fundamental en todos estos proyectos.
“En primer lugar, le deseo un feliz año nuevo a toda la comunidad universitaria y, en particular, a todos los funcionarios administrativos de la Institución, que sabemos que están haciendo un esfuerzo enorme en medio de la pandemia y en medio también de cambios sustanciales en la manera de trabajar y de administrar la Universidad”, manifestó Roberto Guillén Pacheco, vicerrector de Administración, al referirse a la labor que proyecta la VRA durante el presente año.
Agregó que no solo la pandemia reta la labor de la administración sino también la aplicación de leyes, como la 9635 y otra serie de normas que han venido a variar la forma de trabajar, lo que ha implicado que el personal tenga que ingeniárselas para ver cómo logra los objetivos, por lo que reconoce: “que la gente realmente está buscando cómo salir adelante”.
Desafíos
Para Guillén uno de de los grandes retos que enfrenta la Institución, es mejorar la capacidad de ejecución en todos los procesos, precisamente por las restricciones que impone la Ley 9635, que establece que el presupuesto del año siguiente es basado en la ejecución del año anterior.
Otro gran desafío es articular los procesos institucionales, ya que la Universidad ha crecido mucho, pero no necesariamente con un crecimiento orgánico, sino con mucha dispersión en todas las actividades académicas y administrativas.
“Tenemos un gran reto en cómo articular esos factores que están dispersos, con procesos que no están alineados, que generan, de alguna manera un exceso de burocracia, pero en el sentido no de cuánta gente, sino de la cantidad de procesos y pasos y trámites, genera una tramitología excesiva, precisamente porque los procesos no están lo suficientemente articulados y ese es un gran reto, en todas las áreas, estamos hablando de Recursos humanos, de la parte financiera, de la parte de Servicios generales, todo lo que es infraestructura”, explicó Guillén.
Por ejemplo, en el manejo del espacio se busca la articulación de procesos, mejorar la gobernanza en el tema de infraestructura universitaria, pasando del concepto de creación de megaproyectos, que no es posible, actualmente, con la realidad presupuestaria de la Institución, al mantenimiento y mejora de condiciones de las edificaciones que ya existen.
Esto implica un trabajo articulado entre la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (OEPI), la Oficina de Servicios Generales (OSG), la Oficina de Suministros (OSUM) y de otras instancias como la Unidad de Gestión Ambiental (UGA) y la Unidad de Salud Ocupacional y Ambiental (USOA) y otras oficinas y entidades relacionadas con el manejo de la planta física institucional y el espacio físico.
Para estos efectos, se logró hacer un plan de ordenamiento territorial, que es la base para trabajar y se está haciendo una integración de procesos que se va a materializar en un plan plurianual de gestión de la infraestructura, donde se le dé prioridad a los proyectos y se les asigne, de una vez, el presupuesto.
Un tema transversal que Guillén destaca para todas las acciones y proyectos que realice la Vicerrecctoría de Administración es la transparencia en los procesos, la cual destaca también es importante en la construcción o mantenimiento de la instalaciones en la Institución.
“Entonces, trabajar mucho en la transparencia y la rendición de cuentas de estos procesos y a partir de la articulación”, expresó en ese sentido Guillén.
Talento humano
En cuanto a la gestión del talento humano se busca fortalecer el área de manejo de los procesos de Recursos humanos y hacer un análisis específico del manejo del conflicto para el mantenimiento de la paz organizacional.
“Todo el manejo integral del los conflictos, la prevención del conflicto; hacer que la Oficina de Recursos humanos transmute de esa oficina tramitadora de planillas, a una oficina para la gestión de las relaciones humanas en la organización”, destacó Guillén.
Por otra parte, la Oficina de Recursos humanos se encuentra en el proceso de organizar, estructurar y normalizar legalmente el teletrabajo en la Institución, de forma que las personas tengan muy claro lo que es, “porque es una cultura que llegó para quedarse”.
Para estos efectos, Guillén considera que esto es toda una nueva cultura, pues cambia la forma en que se gestiona la organización, ya que lo que se pretende es que el teletrabajo esté enfocado en el logro de resultados organizacionales, de manera que se pase de rendir cuentas sobre actividades específicas que realiza la persona trabajadora a un reporte de resultados que indique en qué medida está contribuyendo con los resultados de su área de trabajo.
“Gestionar para resultados es toda la organización buscando los resultados, de manera conjunta, es un cambio en la cultura organizacional, porque estamos muy acostumbrados a trabajar en funciones y actividades y cumplir con procedimientos, aquí es buscar los resultados que uno quiere para la organización y en este caso nuestro de la parte administrativa, son los resultados que demanda o que requiere la actividad académica, entonces las oficinas van a tener que tener muy claro cuáles son esos resultados y cuáles son las métricas, para tener claro si están logrando o no esos resultados”, manifestó Guillén.
Finanzas
Otro de los retos que enfrenta la VRA el presente año es consolidar la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) para el sector público, las cuáles han sido requeridas por la Contraloría General de la República, implica un cambio técnico muy fuerte, ya que se varía la manera en la que se gestionan los procesos financieros contables.
Esto también implica un cambio en cuanto al manejo de la información financiera de la Institución, lo cual favorece una mayor transparencia y claridad de los datos que se generan.
Igual se pretende con la parte de Suministros, de manera que haya transparencia en el manejo de la información financiera en cuanto a gestión de las contrataciones y las compras.
Guillén dice que este tema de buscar una mayor transparencia “no es un propósito, el problema es que se queda a nivel de discurso, sino que eso realmente tiene que construirse; los procesos, para que le den soporte a a la transparencia y eso se construye con procesos, con procedimientos y herramientas”.
E insiste en que toda la información financiera y toda la información administrativa, en general, debe ser muy transparente.
Y para estos efectos se está en un proceso de gestión de la información analítica de datos institucionales, incluyendo herramientas de información geográfica y toda esta información debe ser de fácil acceso tanto para la comunidad universitaria, como nacional, de manera que sirva para la toma de decisiones gerenciales, a nivel interno y de conciencia para el resto de la sociedad, en cuanto a la labor de la Universidad.
“La (información) analítica y la visualización de datos se vuelven una herramienta fundamental hoy día, no solo para la toma de decisiones y la transparencia, sino para el mejoramiento de los procesos”, comentó Guillén.
La Vicerrectoría de Administración celebrará el presente año 50 años de su creación.
Vínculo reforzado
Según comentó Guillén en estos momentos hay, en la Universidad, todo un cambio en la gestión del Vínculo externo, debido al aprendizaje que ya ha obtenido la Institución y el significado que tiene para su desarrollo académico.
Estos son recursos que son para generar conocimiento para uso de los sectores económicos, pero también es la forma como la academia interactúa con los problemas reales.
Esta figura había sido cuestionada por la Contraloría General de la República, sin embargo, en diciembre pasado se logró un acuerdo entre ambas partes, mediante el cual las diferentes Vicerrectorías aprobarán los proyectos, de acuerdo a distintos intereses, sean ambientales, sociales, académicos y la Fundación Universidad de Costa Rica se encargará de ejecutarlos, mientras que la Oficina de Administración Financiera (OAF) se encargará del control financiero.
De esta manera, la Fundación UCR y la OAF pasan a ser instrumentos complementarios de la gestión del vínculo externo y en estos momentos se encuentran en una etapa de transición.
“Entonces, es un sistema, en realidad estamos hablando de un sistema de vínculo externo y además hay un órgano, que es CODEVI (Comisión Institucional para el Desarrollo de la Vinculación Externa), que ya estaba instaurado, pero que ahora adquiere un mayor protagonismo en todo el seguimiento de ese sistema: de planificación, de aprobación, de ejecución y de control”, informó Guillén.
En cuanto al tema de las tecnologías indicó que se ha hecho una línea de trabajo con el Centro de Informática, apoyando el tema de la gobernanza de las TICs y orientado a fortalecer lo que se ha trabajado en la virtualización de trámites y gestiones y en la interoperación entre los sistemas de la Universidad.
50 aniversario
Todos estos temas y otros más son parte de los que estará trabajando la Vicerrectoría de Administración durante el año 2022, en el cual además celebrará su 50 aniversario de fundación.
Para Guillén esta conmemoración es un momento de reflexión de lo que se ha hecho y para agradecerle a las personas.
“Y bueno, lo otro es para plantear hacia dónde vamos, hacia dónde deberíamos ir, qué deberíamos estar pensando en los próximos 50 años y no con una visión de corto plazo, sino con una visión de largo plazo, con una visión sustantiva, es decir, no es solo un tema de procedimientos y trámites, sino realmente sustantiva, cuáles son esos cambios”, comentó Guillén.
Para el vicerrector de Administración sin embargo el futuro es cada vez más incierto, pero sí hay un factor que prevalece y son las personas.
“La gestión son las cualidades de las personas, son las que hacen posibles esos cambios; entonces, orientar mucho hacia una visión humanista de los procesos, de la tecnología, de la legalidad, que tenga una visión humanista es algo que no se puede perder, porque no podemos perder de que somos seres humanos que estamos trabajando para que otros seres humanos se desarrollen”, reflexionó Guillén.
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