La UCR fomenta la continuidad en la evaluación del desempeño
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 21 abril 2021
Foto: Laura Rodríguez-Archivo ODI
Con la ampliación del plazo y la adaptación de mecanismos para la evaluación del desempeño del personal administrativo, la Universidad de Costa Rica (UCR), a través de la Vicerrectoría de Administración (VRA), fomenta que se continúe este proceso, a pesar de la situación de pandemia que se enfrenta.
El Sistema de Gestión del Desempeño (SIGED), que administra la Oficina de Recursos Humanos (ORH) tiene un enfoque teórico humanista, que busca el desarrollo del talento humano y el año pasado logró alcanzar al 80% del personal administrativo, mientras que este año 2021, al 31 de marzo pasado ya contaba con más de un 67 % y ante la solicitud de las mismas unidades el plazo de amplió al 30 de mayo próximo.
“Como parte de los beneficios (para la Institución) está el ordenamiento de los procesos administrativos, de forma tal que se promueva la planificación, la articulación y la eficiencia de la gestión administrativa, desde una visión sistémica con los demás procesos a lo interno y externo de las unidades”, mencionó Ronald Vega Masís, director de la ORH.
Agregó asimismo, que el SIGED permite detectar oportunidades de mejora en diferentes aspectos del personal administrativo, como por ejemplo la necesidad de una mayor capacitación o actualización de las personas o incluso temas de clima laboral, que también se abordan, de manera que la funcionaria o el funcionario pueda cumplir con sus metas de trabajo cada año.
Además, aparte de las ventajas para la persona evaluada, como para la Institución, al mejorar la productividad del personal administrativo, también la evaluación del desempeño es un requisito que va aparejado, por ejemplo, con el otorgamiento de algunos incentivos, como el de Méritos académicos, que se brinda por tener un título superior al requerido para su puesto y que tenga relación con las actividades que realiza, esto según se establece en la Convención Colectiva de Trabajo.
Iniciativa UCR
A pesar de que desde hace más de 15 años esta Institución se planteó la iniciativa de evaluar el desempeño de su personal administrativo (para las personas docentes existen otros mecanismos), no fue sino hasta el año pasado cuando se hizo la primera evaluación, con datos, metas e indicadores del trabajo realizado durante el año 2019.
En setiembre del 2006, el Consejo Universitario de la UCR acuerdó, en su sesión 5099, solicitar a la Oficina de Recursos Humanos que se aboque a crear un sistema la evaluar la gestión del personal administrativo, lo cual este órgano da por satisfecho en setiembre del 2013, en su sesión 5752, cuando se aprueba el Sistema de Gestión del Desempeño para el personal administrativo.
Posteriormente, se realiza un plan piloto y se inicia la evaluación del desempeño en algunas unidades administrativas y es el 5 de julio de 2019, cuando la Rectoría, según resolución R-184-2019 aprueba la metodología de aplicación, que se basa en el Procedimiento para la aplicación del Sistema de Gestión del Desempeño al Personal Administrativo en la Universidad de Costa Rica, elaborado por la Unidad de Gestión del Desempeño.
Dicho procedimiento “permite garantizar la comprensión y ejecución de los roles de las partes participantes del proceso para lograr el cumplimiento de los objetivos de las unidades de trabajo y a nivel institucional, según se indica en la resolución VRA-9-2020, del 10 de noviembre del 2020, donde además se establece como período para la aplicación de la evaluación del desempeño , de las actividades realizadas en los puestos de trabajo, tanto remotas como presenciales, el período que comprende del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020.
Esto para efectos de aplicar la evaluación del trabajo realizado por el personal administrativo durante el 2020, independientemente de si las actividades se realizaron de forma remota o presencial, ya que desde marzo del año anterior la mayoría de las personas trabajaron fuera de las instalaciones de la Universidad, dada la situación de pandemia por el Covid 19.
Bitácoras
Con el fin de que las jefaturas pudieran aplicar, en conjunto con el personal a su cargo, la evaluación del desempeño, y ante la solicitud de las mismas unidades, la VRA decidió ampliar el plazo, que inicialmente se había definido hasta el 31 de marzo, ahora hasta el 31 de mayo próximo.
Uno de los considerandos para ampliar el plazo fue “que ante la alerta sanitaria por el Covid-19, las autoridades universitarias han establecido una serie de medidas, acciones preventivas y directrices, con incidencia en la forma tradicional de desarrollar las actividades laborales en la Institución”, según se indica en la resolución VRA-17-2021.
En marzo del año pasado, el Centro Coordinador Institucional de Operaciones (CCIO), de la Universidad de Costa Rica, en concordancia con las indicaciones del Ministerio de Salud, solicitó al personal docente y administrativo trasladarse a realizar trabajo remoto, excepto aquellas personas que por la naturaleza de sus funciones no pudieran realizarlo desde su domicilio.
Para estos efectos, la Institución rápidamente estableció mecanismos legales, técnicos y logísticos para que la labor de la Universidad tuviera continuidad, lo que implicó también el establecimiento de nuevos mecanismos para dar seguimiento al trabajo que realizaba el personal y fue entonces cuando se creó la figura de la bitácora, la cual se presentaba con la frecuencia que la jefatura estableciera.
En dicho documento se indican tanto las labores realizadas como los ‘entregables’ o elementos probatorios del trabajo efectuado, con lo cual se puede ir midiendo el cumplimiento de metas, por parte de la persona trabajadora.
De esta manera, no solo se dio continuidad a la labor de la Institución, sino que se propició también el seguimiento de la evaluación del desempeño, a pesar de que cambiaron algunas de las condiciones laborales para el personal y se requirió de un proceso de adaptación importante.
En estos momentos se está realizando, precisamente, la evaluación de esas actividades presenciales y remotas, así como del cumplimiento de las metas y objetivos, los elementos probatorios y las observaciones relevantes que sirvan de respaldo al proceso.
Talento humano
De acuerdo con información suministrada por la Unidad de Gestión del Desempeño, el SIGED “cuenta con un enfoque teórico humanista, de desarrollo del talento humano y orientado al logro de las labores y al cierre de brechas en las competencias de la población administrativa”.
Entre sus objetivos se incluye, como se indicó anteriormente, el desarrollo del talento humano a nivel de la gestión administrativa institucional y de las potencialidades o competencias de la persona trabajadora.
También, se busca claridad y ordenamiento de los procesos administrativos, al promover la planificación, la articulación y eficiencia de los procesos que tiene a cargo la persona trabajadora. Y se procura una mayor calidad y eficiencia en la gestión administrativa, ya que se da un ajuste de procesos en coordinación con otras unidades; un mejor servicio a la persona usuaria y un compromiso de orientación a la excelencia.
Otro objetivo es la mejora continua en los diferentes procesos de la gestión administrativa de la Institución, promoviendo la transparencia, la rendición de cuentas, la equidad y el compromiso de las personas trabajadoras con los objetivos de su dependencia.
Uno de los aspectos que resalta la Unidad de Gestión del Desempeño es que la aplicación de evaluación del desempeño brinda insumos para el programa de capacitación, ya que señala las necesidades de formación de las personas trabajadoras. Además, permite detectar factores de la dinámica laboral que sirvan para la intervención de la Unidad de Calidad de Vida, que entre otros aspectos valora temas de clima laboral.
Asimismo, se considera que estas evaluaciones del personal administrativo generan información para los concursos internos que realiza la Unidad de Reclutamiento y Selección y también que posibilita la realimentación de los perfiles de los puestos, que elabora la Sección de Administración de Salarios.
La metodología de aplicación actual implica la evaluación por factores de desempeño asociados a competencias, entre los cuales se encuentran: calidad en el trabajo, cumplimiento en cantidad, organización del trabajo, aplicación de los conocimientos, utilización de recursos, responsabilidad, relaciones interpersonales en el trabajo y atención a la persona usuaria interna y externa.
En todas las evaluaciones, además, se cuenta con un apartado de realimentación de doble vía ‘jefatura inmediata-persona trabajadora’ donde se señalan aspectos sobresalientes en relación con puntos fuertes y áreas de mejora.
Cada uno de los factores se califica con puntos un concepto entre sobresaliente, satisfactorio, necesidad de mejora e insuficiente y la suma de todos estos puntos brinda una nota entre 0 y 100.
Sin embargo, si se llegara a obtener una nota baja, lo que se buscaría es analizar oportunidades de mejora con capacitación, replanteamiento de las funciones, estudio del clima laboral o cualquier otro factor que pudiera estar incidiendo en la realización de las labores de la persona trabajadora.
“A partir de allí (la evaluación y realimentación) es que se promueve un proceso de mejoramiento de las actividades, desde el reconocimiento de las debilidades, si es que las hay, para ver de qué forma podemos potenciar o fortalecer aquellas situaciones o aquellos hallazgos, que a raíz del proceso de evaluación del desempeño se detectaron como debilidades”, destacó Vega.
Esto, precisamente porque uno de los propósitos que tiene el proceso como tal es el mejoramiento continuo.
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