La VRA establece sistema de información geográfica para control de proyectos de infraestructura
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 22 abril 2022
En el mapa se indican, con diferente color, los proyectos que se están realizando en las distintas sedes de la UCR. (Ilustración OSG)
La Vicerrectoría de Administración (VRA), a través de la Oficina de Servicios Generales (OSG), estableció recientemente un sistema de información geográfica para el control de los proyectos de infraestructura que se programen para cada año.
Asimismo, se ha procurado la coordinación con la Oficina Ejecutora del Plan de inversiones (OEPI) para la ejecución de diferentes proyectos, de modo que no se presenten traslapes en las diferentes obras y más bien haya una mayor colaboración entre ambas unidades encargadas de la construcción o remodelaciones de instalaciones universitarias.
Si bien siempre se ha contado con información sobre los distintos proyectos que maneja la OSG, desde principios de este año se planteó la necesidad de unir todos los datos relativos a los trabajos que se realizan en una sola herramienta, y fue así como nació el Sistema de control de proyectos, el cual además incluye un sistema de información geográfico para localizar las diferentes obras, en todo el territorio nacional, donde la Universidad de Costa Rica (UCR) cuenta con instalaciones.
“¿Entonces qué es lo que permite? Permite hacer una localización de los proyectos en sitio, permite hacer una identificación del estado del proyecto y también permite identificar la proyección de la ejecución presupuestaria”, destaca Emerson Castillo Guerrero, encargado de la gestión de la información espacial, en la OSG.
Información geográfica
El control de proyectos de infraestructura, que utiliza información geográfica permite hacer un análisis de la información, utilizando un combinado de datos, estadísticas, análisis de tiempos, proyecciones, ejecución presupuestaria, aunado a la información geográfica o espacial, dijo Castillo.
“La intención, o lo que estamos proyectando es que, en su momento, cuando esté más detallado, nos acercamos a la sede y vamos a identificar cuáles son las áreas que han sido intervenidas o trabajadas por cada uno de los proyectos”, explicó.
Según agregó, la información en sí siempre ha existido, pero no había sido tratada de esta manera y al nivel de detalle con el que se cuenta actualmente.
La primera versión de este proyecto, que inició desde febrero pasado, incluye 61 proyectos que se realizarían durante el presente año y los cuáles se están trabajando en sus diferentes etapas y que se prevé inicien o terminen en el 2022 o en el primer trimestre del 2023.
El objetivo es entonces “controlar los procesos, de saber qué hay, de saber programar, tratar de cumplir con esa programación”, mencionó Antonio Marín González, director de la OSG.
Este sistema permite también una mayor transparencia, ya que puede ser accesado vía web y por ello se prevé que más adelante será colgado en un sitio para que también pueda ser consultado por las personas usuarias interesadas, según manifestó Marín.
Al respecto, Castillo informó que “en aras de la transparencia, también hemos estado investigando el tema de la apertura de datos, a nivel de infraestructura, que responde de manera distinta a otros aspectos. Entonces, ya encontramos los lineamientos a nivel país y estamos buscando implementarlo con la herramienta”.
Este sistema utiliza la herramienta Tableau y se basa en el OpenStreetMap para efecto de ubicar los diferentes proyectos de infraestructura en los que está trabajando la OSG, sin embargo, no se descarta que posteriormente se utilice un sistema de información geográfico institucional.
En tanto, las solicitudes de proyectos de infraestructura ingresan, desde enero de 2022, mediante un nuevo formulario, según la Circular R-2-2022, el cual se dirige a la Comisión de Planta Física, con el visto bueno de la autoridad competente.
La idea hacia el futuro es lograr un mayor nivel de detalle, donde se incluya, no solo la ubicación de los diferentes proyectos, sino también fotografías y detalles de las diferentes obras.
También, como parte del acercamiento que ya vienen teniendo la OSG y la OEPI se buscaría que posteriormente también se puedan visualizar los proyectos de infraestructura de ambas unidades.
Coordinación de obras
En términos generales los proyectos que maneja la OEPI son los que son de obras más grandes y por ende de montos más altos y los que trabaja la OSG son los de montos más bajos y obras que no incluyan cambios en las estructuras, sino que sean de mantenimiento, sin embargo, también se realizan obras completas como parques, aceras y otras más.
La necesidad de coordinar acciones surge porque a veces ha ocurrido que ambas unidades confluyen con proyectos distintos en una misma instalación, por lo que, a solicitud de las autoridades universitarias, se está efectuando un acercamiento para coordinar en conjunto la ejecución de las distintas obras.
En ese sentido, Marín expresó que durante el presente año ya se han realizado varias reuniones de coordinación, las cuales han resultado ser muy fructíferas, pues efectivamente se han encontrado proyectos en los cuales ambas Oficinas iban a intervenir en los próximas semanas o meses.
“Desde mi punto de vista, han sido reuniones muy enriquecedoras, conocer lo que hace OEPI”, dijo Marín.
Esto por cuanto generalmente OEPI construye una edificación y luego sigue la Sección de Mantenimiento y Construcción con detalles requeridos por las personas usuarias y entonces por ello ahora ya se acordó, en estas primeras reuniones que cuando OEPI va a diseñar va a tomar en cuenta a la OSG, para que desde ese momento aporte sobre los requerimientos expresados por quienes ocuparán el inmueble y también se invitará a personeros de esa oficina cuando la obra tenga un 60% de avance para revisar aspectos de mantenimiento posterior.
Para Marín estos dos acuerdos son muy importantes y al final era muy sencillo coordinar, pero nunca se había hecho anteriormente.
Según destacó Marín la visión del vicerrector de Administración, Roberto Guillén Pacheco es que “no es un proyecto ni de Servicios Generales, ni de OEPI, es un proyecto Universidad”.
También se está utilizando la Herramienta marco de priorización para el desarrollo de infraestructura y para ello primero se reciben las solicitudes de proyectos en el formulario indicado anteriormente y ahí se clasifican las diferentes obras en G1 si son obras de cumplimiento normativo, los G2 son los que se originan por crecimiento de la demanda y los que se ubican como G3 son proyectos estratégicos.
Posteriormente a esa priorización sigue la realización de las diferentes etapas que son: el diseño y anteproyecto, la contratación y luego la ejecución.
De acuerdo con Marín de las diferentes solicitudes se define un número que se considera viable realizar y se les va asignando de una vez el presupuesto, de manera que de que inicien y ya cuenten con la totalidad de recursos que se necesiten y no vayan a quedar descubiertos en el proceso.
Lo que se pretende en el futuro es integrar todos los proyectos de infraestructura, sean de la OEPI o de la OSG, con el fin de que puedan gestionarse de esa forma y tener claridad en cuanto a las acciones de cada una de las oficinas en cada uno de los proyectos.
“Ahí, lo más importante para mí es que lo estamos haciendo como un equipo de trabajo, que lo que queremos es controlar el proceso y no que el proceso nos controle; que estamos en una etapa todavía de inicio, aunque ya hemos logrado identificar proyectos y tratar de proyectarlos todavía un poco más finos; que sí es importante que en algún momento esté toda la información de OEPI, como de nosotros (OSG) centralizada”, concluyó Marín.
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