Nueva ley de contratación pública establece importantes cambios en compras de la UCR
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 27 septiembre 2022
La Ley General de Contratación Pública (N° 9986), del 27 de mayo de 2021, y que entrará en vigencia en diciembre próximo, establece una serie de cambios y desafíos para los procesos de compras de las instituciones públicas y entre ellas las de la Universidad de Costa Rica (UCR).
Así lo indicaron Jorge Padilla Zúñiga y Walter Bustillos Sequeira, director de la Oficina de Suministros (OSUM) y jefe del Departamento de Adquisiciones, de esa misma unidad, durante el conversatorio ‘Impactos de la nueva Ley de Contratación Pública en las compras de la Universidad de Costa Rica’, realizado el 31 de agosto pasado, como parte de las actividades de conmemoración del 50 aniversario de creación de la Vicerrectoría de Administración (VRA).
Cuando dicha Ley fue firmada en la Presidencia de la República, se indicó en su sitio web que esta “permitirá que el Estado responda con más rapidez, ordena y hace más transparentes los procesos de contratación pública”.
Sin embargo, el proceso que deberán enfrentar las instituciones públicas estará lleno de desafíos según estimaron los expositores Padilla y Bustillos.
Uno de los cambios importantes es que hay una serie de variaciones en las excepciones que tiene el marco legal para poder desarrollar los procesos de contratación; también, en la Ley vigente hay procedimientos ordinarios, mientras que en la nueva normativa se incorporan procedimientos extraordinarios y especiales.
Además, se establecen en otros aspectos, como las excepciones a los procedimientos y se mantienen varias actividades que se encuentran excluidas de la aplicación, como por ejemplo la compra de combustible.
Las excepciones se reducen de 16, que existen actualmente, a 11 y algunas de las que se eliminan tendrán un impacto en las compras de la UCR, según estima Bustillos.
Otro cambio importante que se prevé es el concepto de oferente único, ya que se restringe, pues aunque se mantiene la necesidad de que exista una justificación, ahora la unidad tiene que plantear por qué esa es la única alternativa que le conviene y no se pueden alegar criterios o motivos de interés institucional o conveniencia.
Para estos efectos hay que hacer una verificación en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), donde se demuestre que solo existe un proveedor que pueda ofrecer esos bienes o servicios.
Un elemento crítico de la nueva Ley es su artículo 125, relacionado con el tema de sanciones y, entre ellas, hay una que se establece para aquellas personas funcionarias que invoquen excepciones y que posteriormente se considere que lo hicieron de forma indebida.
Medios digitales
Si bien el uso de medios digitales ya es común en el sistema de compras públicos, la Ley N° 9986 establece que si se omite publicarlo en el medio digital, o sea en el SICOP, se acarreará la nulidad absoluta del procedimiento, según menciona Padilla.
Al conversatorio asistieron personas de diferentes unidades de la Institución.
Esto resulta complejo para algunas adquisiciones internacionales que se realizan por montos muy pequeños y no existe certeza, por ende, de que el proveedor quiera inscribirse para que se le pueda contratar en el exterior.
Otro aspecto importante es el de la prohibición, que es la limitación que tienen las personas físicas o jurídicas para participar en los diferentes procesos de contratación y que ya existe en la Ley actual, pero el cambio que se establece es que todas y cada una de las personas funcionarias de la Universidad están cubiertas por este requisito, así como sus familiares por consanguinidad o afinidad hasta el tercer grado y todas las sociedades anónimas a las cuales estas personas pertenezcan o estén relacionadas.
El desafío aquí, según indica Bustillos, es que en la Institución hay una gran cantidad de personas funcionarias y docentes que apenas tienen un nombramiento de un octavo o un cuarto de tiempo y también le venden servicios a la Universidad, especialmente en sedes regionales. Esto establece la necesidad de una toma de decisión de la persona contratada como docente o administrativa, en cuanto a si desea mantener su trabajo en la Universidad o si prefiere ser solo contratista externo.
En cuanto al marco de la planificación hay tres pilares fundamentales que son: propiamente la planificación, la economía de escala y la prohibición de fragmentar las compras.
Para la planificación, en la nueva Ley se establece que las instituciones deben dar las fechas y plazos para que todas las unidades envíen oportunamente todas sus solicitudes con el fin de consolidar los procesos de contratación.
En la economía de escala, todas las unidades de compra deben trasladar a la proveeduría institucional los procesos de compra para lograr mejores precios, lo cual tiene una excepción cuando se quiere promocionar las actividades en las regiones.
Y por otra parte, está la fragmentación que impide separar las compras con el fin de evadir alguno de los procedimientos.
Todos estos requerimientos de planificación establecen un reto para la Universidad y es lograr que los materiales y suministros puedan llegar oportunamente para poderlos consolidar, pero algunas unidades envían estas solicitudes temprano y entonces deben esperar algunos meses para que comience su proceso de contratación.
Por ello, según Padilla, aquí el gran reto es lograr consolidar las solicitudes de compra lo más rápido posible. Sin embargo, este proceso es complejo en la Institución, si se toma en cuenta que hay 19 unidades de compras especializadas, que para efectos de la nueva Ley estarían comprando los mismos artículos de forma separada.
La propuesta, entonces, sería que todas compras puedan estar en el primer semestre, lo cual requeriría que todas esas solicitudes lleguen antes de julio y de forma deseable, en los tres primeros meses del año, con el agravante de que muchas contrataciones internacionales, han solicitado prórrogas en las entregas.
Para Bustillos, el hecho de tener 19 unidades de compras especializadas complica el proceso de adquisiciones, pues se tiene que utilizar el concepto de economías de escala y no fragmentar las contrataciones, dentro de toda la Institución.
Entonces, el reto sería cómo hacer para que esa gran cantidad de solicitudes de materiales y suministros, se puedan concentrar en una única unidad de compra, dice Bustillos.
Subsanaciones
Para Bustillos, uno de los serios problemas que tiene la nueva Ley es que establece una única ronda de subsanaciones y aclaraciones, ya que si se realizan más de una el procedimiento caduca, lo que implicaría que este tenga que anularse e iniciarse nuevamente.
Otro aspecto que destaca Padilla es que en la contratación de obra pública la decisión inicial debe ir firmada por el jerarca y el titular solicitante e indicarse los parámetros de control de calidad, los riesgos inherentes a la contratación y cómo los va a administrar y estar de acuerdo con el tipo de cotización que se está haciendo.
También, debe definirse el tipo de modalidad: si es de precio unitario, si es suma alzada o si es costo más porcentaje e igualmente si el contrato de construcción es con diseño, llave en mano, conservación o mantenimiento y los niveles de servicio que implica.
Dentro de esto, los contratos de licitación mayor tienen que ser evaluados de acuerdo a la guía que establezca el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), lo cual es otro reto que se presenta ya que ahora no se tiene ese requerimiento.
Para Bustillos, uno de los temas positivos que sí incluye la nueva Ley de contratación Pública es el concepto de nuevas adjudicaciones, que establece que cuando la parte contratista falla por incumplimientos y la contratación sea sobre suministros, materiales, bienes, equipos, o servicios, la Institución está facultada a recurrir inmediatamente al segundo lugar del sistema de evaluación, mientras que anteriormente se tenía que iniciar desde cero un nuevo proceso de contratación.
En el caso de obra pública lo que se plantea es que para todos los oferentes que cumplieron técnica y legalmente se realice un procedimiento, según las disposiciones de la licitación menor, para así poder hacer más eficiente el cumplir con todos los proyectos constructivos.
Recursos temerarios
Un nuevo aspecto que incluye la Ley N° 9986 es el establecimiento de multas por la presentación, por parte de oferentes, de recursos temerarios, que en el caso de los que se presentan a la UCR son principalmente de revocatoria, lo cual genera muchos atrasos a la administración, al tener que estar contestando, a pesar de que la mayoría de ellos no se admiten, según informó Padilla.
“La Ley posibilita, en ese caso, que la Institución pueda iniciar un proceso para el cobro de multas; en el caso de los recursos de objeción establece un 1.5% sobre el umbral de la contratación y en el caso de un recurso de apelación un 1% sobre el umbral”, aclaró Padilla.
Jorge Padilla Zúñiga, director de la Oficina de Suministros se refirió a los retos que representa la nueva Ley de Contratación Pública.
Un aspecto novedoso que destaca Bustillos es en el tema de modificación unilateral de los contratos, que actualmente obliga a hacer una justificación sobre la imprevisibilidad de un 50% del contrato y la nueva Ley baja ese porcentaje a un 20%, sin mayor necesidad de justificación.
No obstante, la Ley N° 9986 elimina la posibilidad del contrato adicional, que establece que una vez ejecutada una contratación, dentro de un umbral de seis meses después de que se da el recibido de los bienes y servicios, se pueda ampliar hasta en un 50% los diferentes bienes y servicios que están incluidos dentro de ese contrato.
Profesionalización
La nueva Ley de Contratación Pública establece una estrategia de profesionalización que se refiere a la necesidad de que las instituciones cuenten con unidades de compra que puedan realizar los procesos de contratación pública de manera eficaz y eficiente y que todas las personas funcionarias que se desempeñen en las labores relacionadas a estos procesos sean idóneos.
Esta estrategia se divide en varios pilares: uno de ellos está relacionado con la acreditación de las unidades de compra, para lo que se requiere de un análisis técnico y legal, que va a ser realizado por un ente externo, que es la Dirección de Contratación Pública y a partir de una política pública se van a definir los elementos principales, bajo los cuales la Universidad va a tener una auditoría externa para demostrar que tiene la capacidad de acreditar las 19 unidades de compra.
También, se va a requerir demostrar y garantizar la eficiencia, la transparencia y la economía de escala, presente en la planificación de las contrataciones.
Para estos efectos se estudia la posibilidad de concentrar la adquisición de ciertos bienes en una sola unidad de compra, según tipo de artículo.
Se necesita también hacer una fundamentación, tanto técnica y legal, de esa facultad que tendrían esas 19 unidades de compra para gestionar contrataciones en forma independiente. Además, se incluye la obligación de la certificación de las personas funcionarias que participen en los procesos de contratación administrativa.
Otro elemento de la estrategia de profesionalización está relacionada con la capacitación continua, de manera que las personas involucradas en procesos de contratación van a tener que cumplir con una cantidad mínima de horas de formación, dependiendo de los puestos y funciones que cada una desempeñe, y que estos cursos sean de aprovechamiento, donde incluso se deba cumplir con una evaluación, donde se demuestre que adquiere o maneja los diferentes conocimientos.
En principio, se ha planteado que esta capacitación incluya tanto a quienes laboran en unidades de compra, como en general a las personas que participan en los procesos de contratación.
Walter Bustillos Sequeira, jefe del Departamento de Adquisiciones comentó sobre diversos aspectos que cambian en el proceso de compras con la nueva Ley N°9986.
Finalmente, en cuanto al tema de los fondos de trabajo se mantiene la excepción para las compras urgentes, pero la nueva Ley establece que la Institución debe nombrar a una única persona funcionaria, responsable de la caja, lo cual plantea un reto a la UCR, ya que se manejan muchos fondos de trabajo, que en conjunto representan un monto importante.
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