Proponen nuevo modelo de planificación para las compras en la UCR
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 12 octubre 2023
Debido a la entrada en vigencia de nuevas normativas nacionales, que afectan a las instituciones públicas, la Vicerrectoría de Administración (VRA) recomienda a las personas encargadas de compras que realicen el proceso de adquisiciones de octubre a octubre de cada año y no de enero a diciembre, como tradicionalmente se ha realizado, esto con el fin de poder tener un mayor espacio para la ejecución del presupuesto asignado a cada una de las unidades.
La Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (9635), así como la Regla fiscal que se incluye en la misma, y la nueva Ley de Contratación Pública (9986), han hecho que la Universidad de Costa Rica (UCR) replantee su proceso de compras, con el fin de que las distintas dependencias puedan obtener sus bienes y servicios durante el año, así como utilizar eficientemente el presupuesto asignado.
“Cuando hablamos de ejecución presupuestaria es que esté pagado. Y eso es una disposición de la Ley, 9635 y de la Contraloría General de la República, en el sentido de que el presupuesto ejecutado es aquel que se adquirió y se pagó”, explicó Roberto Guillén Pacheco, vicerrector de Administración, durante la presentación ‘Planificación de las compras de bienes y servicios para el periodo presupuestario 2024’, organizada por la VRA y la Oficina de Suministros (OSUM), para el personal encargado de compras y sus jefaturas, el día 27 de setiembre pasado en el Aula Magna.
Al respecto, recalcó que esto tiene una implicación muy grande, pues no se trata solo de contratar sino también de recibir el bien o el servicio y además pagar, aunque a veces puede que se requiera pasar de un año a otro la ejecución, pero para efectos de la CGR la ejecución es la que se hace durante un año.
Si una compra se solicita, pero no se llega a pagar en el año, genera un superávit libre, el cual solo se puede utilizar en la medida en que la Regla fiscal lo permita.
“Entonces, aquello que quede en superávit, es decir que no pagamos, que presupuestamos y no pagamos, en realidad no tenemos seguridad 100% de que lo podamos utilizar. Eso nos implica que tenemos que ser muy efectivos en el tema de la contratación. Tenemos que ser muy efectivos en tener muy claro qué es lo que realmente vamos a poder contratar y qué es lo que realmente vamos a poder pagar”, expresó Guillén.
Por ello, la planificación de compras de las diferentes unidades académicas y administrativas se torna muy relevante y requiere, en adelante, que se haga desde octubre y no desde enero como hacía antes, por lo que el grueso de las adquisiciones se centraba en junio, julio y agosto y setiembre, y octubre y noviembre era para tramitar el pico de compras, e incluso diciembre.
Ahora, la idea es trasladar esa etapa a mitad de año y que más bien en octubre, noviembre y diciembre se esté preparando toda la planificación de las compras del año siguiente, de manera que en enero se comience a comprar y no como en estos momentos donde el inicio de las compras se hace en abril y mayo.
Reto importante
Para Antonio Marín González, jefe de la Oficina de Suministros, la implementación de este nuevo modelo de compras implica el reto de ver qué hacer para que se pueda ejecutar lo antes posible los presupuestos de cada una de las unidades.
Todo el proceso de compra lo relaciona con el cuerpo humano, donde la cabeza es la que da las estrategias, la misión, visión, objetivos y planes estratégicos; en tanto una de las piernas representa el trabajo que se hace con las diferentes unidades y sedes regionales para buscar una nueva forma de hacer las cosas. La otra pierna estaría representada por la innovación en la gestión de cada dependencia, de manera que se plantee más que la adquisición de un artículo, diferentes formas para resolver una necesidad.
Un brazo representaría la transparencia, que viene dada por el Sistema de (SICOP) y por el sitio web que administra la Vicerrectoría de Administración y el otro brazo sería la ética, que considera una de los principales aspectos a tomar en cuenta.
Además, estaría la parte operativa, representada por el corazón, los pulmones y el estómago y otros órganos.
Un aspecto que destacó Marín es que es necesario planificar y hacerlo de la mejor manera, tomando en cuenta que en las universidades la dinámica impone retos, al estar ordenadas por semestres y a veces las personas docentes tienen necesidades de adquirir algún bien o servicio en el segundo ciclo y entonces ya no da tiempo de que llegue durante ese periodo.
Por otra parte, considera que esa planificación debe ir en dos sentidos: la planificación general de las compras, lo cual le incumbe tanto a la rectoría, como a la Vicerrectoría de Administración, la Oficina de Suministros, las unidades desconcentradas, las unidades de compras regionales; pero que también tiene que hacer una especie de planificación ‘mini’, para cada una de las compras.
Es también importante que se le dé un seguimiento al proceso de compra y que en la parte de contratación se determinen las necesidades, se haga la especificación técnica de esas necesidades, se genere el pliego de condiciones, se haga y publique la apertura, se haga el análisis, la adjudicación y la creación del contrato y que por último se realice la ejecución contractual.
Todo este proceso requiere de una mejora continua, analizar “¿qué estamos haciendo?, ¿cómo lo hicimos?, y ¿qué tenemos que hacer para hacerlo mejor todavía?”, consideró Marín.
Asimismo, se requiere revisar los resultados estratégicos, en el sentido de si se logró lo que se había planteado al inicio; y verificar los resultados del usuario, para ver aspectos como su satisfacción con el proceso.
Ajustes en el proceso
Walter Bustillos Sequerira, jefe del Departamento de Adquisiciones, de la OSUM, recordó que la nueva Ley de Contratación Pública, requiere hacer una serie de ajustes al proceso de compras de la Institución.
“Ahora, hay algunos elementos en los que efectivamente la Institución está obligada, a generar ese cambio, 1, es la forma en cómo realizamos la planificación de nuestras contrataciones. 2 es cumplir con el concepto de economía a escala que plantea la Ley, que eso modifica y cambia la forma en como la institución se ha organizado y ha realizado las compras en forma histórica”, expresó.
Asimismo, agregó que hay un tercer elemento que va a ser la estrategia de profesionalización, la cual es uno de los pilares es la acreditación de las unidades de compra a nivel institucional.
Un aspecto al que obliga la nueva Ley es a replantear o a repensar la planificación de las compras y que debe verse como parte de la formulación presupuestaria.
Una vez aprobado el presupuesto 2024 por parte del Consejo Universitario, lo cual ocurre a finales del mes de setiembre, ya se debería de iniciar los procesos de compra, digitar las solicitudes de compra, hacer el planteamiento de las necesidades de bienes y servicios, para poder realizar la ejecución presupuestaria de enero a diciembre del próximo año. Por supuesto, habría que contemplar la aprobación del presupuesto por la Contraloría General de la República (CGR).
Primero, debe realizarse la formulación de las solicitudes de compra, para lo cual las unidades requieren hacer la determinación de necesidades y verificar que estas estén incluidas dentro de los catálogos de GECO y de SICOP, ya que, si un artículo no se encuentra, entonces hay que enviar las especificaciones técnicas, para la creación de los mismos.
Luego, hay que hacer la elaboración de solicitud de compra, las decisiones iniciales, las cuales se realizan en GECO y se trasladan posteriormente al SICOP. El año pasado la UCR demandó la creación de 4.000 nuevos artículos al catálogo del SICOP, lo cual requiere de un tiempo adicional.
Sin embargo, al generar una solicitud de compra, no se realiza de forma automática la orden de compra, sino que se necesita de un proceso de verificación de los catálogos, lo cual requiere de al menos un mes, ya que también hay que tomar en cuenta que la Institución cuenta con 18 unidades de compra.
“Entonces por eso es que cada vez es más necesario que podamos iniciar los procesos de compra de una forma temprana”, recalcó Bustillos.
Ahora se exige que no solamente se genere la orden de compra, sino que también se debe concluir con el pago a los proveedores durante el año.
Esto es importante tomarlo en cuenta porque la nueva Ley establece diferentes plazos para tres tipos de procedimientos: para una licitación mayor, es de aproximadamente siete meses; una licitación menor cinco meses; y una licitación reducida, alrededor de dos a tres meses.
No obstante, Bustillos aclara que dados estos periodos no se puede proceder solo con las licitaciones de menos meses, ya que hay otros dos conceptos que deben cumplir las instituciones públicas, que son las economías de escala y la no fragmentación de compras.
“Pero es importante contemplar y considerar estos plazos, para efectos de saber cuáles son las posibilidades reales que tenemos para hacer la ejecución de recursos”, recalcó Bustillos.
Otro aspecto que considera que hay que tomar en cuenta es que al generarse la orden de compra se debe tomar en cuenta el pago a las personas proveedoras y por ello, también hay que contemplar los tiempos promedio que tardan las empresas en entregar y abastecer los bienes y servicios, según las diferentes necesidades.
Para Bustillos, si se toma en cuenta los plazos que menciona la Ley para cada una de las licitaciones y si se quiere mejorar la ejecución presupuestaria en la Institución, obligatoriamente habría que iniciar en octubre los procesos de compra, con la digitación de las solicitudes de compra, la elaboración de los artículos en los diferentes catálogos de GECO y SICOP, y planificar la contratación, para iniciar a partir de los primeros días de enero con la publicación de los pliegos de condiciones.
También, se considera importante la consolidación de compras de diferentes unidades, con el fin de lograr economías de escala y evitar la fragmentación de contrataciones, ya que según el artículo 83 de la Ley de Contratación Pública, esta se considera como ilícita y se establecen sanciones al respecto en los artículos 124, 125 y 126, de dicha normativa.
Otros elementos que hay que tomar en cuenta en el proceso de compras es el principio de anualidad del presupuesto, que implica que se deben ejecutar los recursos al 31 de diciembre de cada año; y por otro lado, tener en cuenta las limitaciones que establece la Regla fiscal.
Propuesta
“A partir entonces del 1° de octubre, y a lo largo de octubre y noviembre, necesitamos, o se requiere que las unidades confeccionen y aprueben las solicitudes de compra”, expresó Bustillos, en cuanto a la propuesta de cambio de modelo de compras en la UCR.
Recordó que en GECO el concepto de aprobación implica el construir la solicitud de compra, registrarla, hacer la autorización del presupuesto, en el caso de que haya que solicitar apoyo a otra instancia, hacer la respectiva solicitud de presupuesto y que personal de estas dependencias entre al sistema y lo apruebe.
Sin embargo, eso no significa que la solicitud de compra ya queda ahí registrada en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC), de la Contraloría General de la República, sino que la expectativa sería realizarlo entre el 1° y el 15 de diciembre, una vez autorizado el presupuesto por la CRG. Esto se haría de forma automática a través de una interfaz que ya está en etapa de prueba entre la OSUM y la Oficina de Administración Financiera (OAF).
En cuanto al barrido presupuestario, que usualmente se realiza en octubre, en las partidas de equipo, ahora se haría en la cuarta semana de febrero de cada año y se realizaría en aquellas unidades que no han logrado comprometer al menos el 80% del presupuesto en las diferentes partidas.
En el caso de las partidas de Materiales y Suministros, el sistema se habilitaría a partir del 1° de octubre y hasta el 1° de marzo para poder digitar las necesidades. Mientras que el envío de las solicitudes estaría igual habilitado a partir del 1° de diciembre, una vez aprobado el presupuesto por la CGR, y habría tiempo hasta el 1° de marzo y la cuarta semana de abril, pues se haría también un barrido a aquellas unidades que no han logrado comprometer al menos un 80% de su presupuesto en esas partidas.
No obstante, durante el año podrían presentarse necesidades que no se tenían previstas, las cuales se clasifican como indispensables e impostergables y que no se podían planificar o prever y para ello el sistema va a estar habilitado y se van a poder realizar estos procesos de contratación, en el tanto los plazos de entrega permitan la ejecución de los recursos.
La idea, según comentó Bustillos, es que el 28 de abril se cierren los procesos ordinarios en el sistema GECO, y para las necesidades excepcionales se cerraría al 29 de setiembre.
El sistema también estaría disponible el 2024 para aquellas necesidades que impliquen inyección de presupuesto, dado que algunas de estas son prorrogables por más de un periodo presupuestario, siempre y cuando se pueda realizar la ejecución de los recursos, para poder garantizar el uso correcto de estos.
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