Un nuevo módulo en Geco agilizará el trámite para realizar compras por demanda
Por: Katzy O'neal Coto / 0 comentarios / 06 octubre 2025
La Oficina de Suministros lanzó, este lunes 6 de octubre de 2025, un nuevo módulo en el sistema institucional de gestión de compras y abastecimiento GECO, denominado “Solicitudes especiales por demanda”, el cual le permitirá a las unidades ejecutoras gestionar sus compras de manera autónoma.
¿Qué significa esto? que a partir de ahora el control completo del proceso de compra lo tiene cada unidad y no tendrán que esperar a que la Oficina de Suministros genere la orden de compra para obtener el producto o servicio requerido.
“La ejecución autónoma dentro de la misma unidad va a ser un procedimiento mucho más expedito, mucho más rápido y ahora con el uso de la firma digital vamos a obtener documentos de órdenes de compra firmados y validados desde el mismo sistema”, destacó Javier Vega Ruiz, jefe de la Unidad de Tecnologías de la Información de dicha oficina.
El módulo de catering service es el primero en implementarse. Se espera que esto contribuya a agilizar la entrega de los servicios de alimentación para actividades institucionales. Próximamente, se incorporarán módulos para otras compras por demanda que beneficiarán a la comunidad universitaria; por ejemplo, lentes oftalmológicos para estudiantes y servicios de mantenimiento requeridos por las unidades.
“Por ejemplo, ya estamos haciendo las modificaciones para incluir un módulo para compra de los lentes oftalmológicos para que la Oficina de Becas ya pueda comenzar a hacer las solicitudes para todos los estudiantes a través del sistema” detalló Jorge Padilla Zúñiga, jefe de la Oficina de Suministros.
Agilidad en el trámite
Hasta la fecha todas las órdenes de compra por demanda de la institución eran generadas por dos personas en la Oficina de Suministros quienes recibían las solicitudes de las unidades. Esto producía una sobrecarga de trámites en esta oficina y algunos retrasos en la entrega.
El nuevo módulo junto con la firma digital que se implementó este año en GECO, promete reducir errores, acortar tiempos y facilitar el trabajo de las personas encargadas de trámites administrativos, al no depender de dicha oficina para realizar sus compras.
Deylin Porras Ávila, jefa administrativa de la Escuela de Administración de Negocios, señaló que su experiencia realizando compras por demanda en GECO hasta la fecha ha sido positiva, debido a la rapidez del proceso. Con el nuevo módulo, opina que será aún más ágil, pues después de hacer la solicitud ya no tendrá que esperar a que Suministros emita la orden de compra.
“Sería mucho más rápido porque quita el tiempo de espera y, como todo está estandarizado, entonces no hay razón de que ese chequeo digamos exista, porque el sistema estandariza lo que usted puede solicitar”, detalló la funcionaria.
Otras mejoras
“En los últimos meses se le han hecho una serie de mejoras a GECO en pro de la institución. Por ejemplo, la firma digital vino a ayudar un montón que los trámites fueran generados muchísimo más rápido y evitar errores, porque muchas veces nos pasaba que los usuarios sí podían firmar digitalmente, pero descargaban un documento y luego subían otro o subían el mismo documento sin firmar”, detalló Vega.
Este año, además, se están gestionando otras mejoras en el sistema de compras institucionales. Entre ellas, la adquisición de una nueva versión de GECO, más rápida, y cambios en los servidores para que, en caso de una caída del sistema, esta misma oficina pueda restablecerlo. Paralelamente, ya se tiene programado el sistema para la entrada en funcionamiento de ERP que se proyecta para inicios del 2026.
Javier Vega Ruiz, jefe de la Unidad de Tecnologías de la Información explicó paso a paso cómo funciona este nuevo módulo, utilizando una versión de prueba. Así mismo, indicó que se ofrecerá a los usuarios un tutorial completo en video y un manual para que puedan consultar en caso de dudas.
Vea aquí el paso a paso del nuevo módulo de “Solicitudes especiales por demanda”:
