VRA analiza soluciones para una mejor administración universitaria
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 04 mayo 2023
La dinámica utilizada durante el taller fue el análisis grupal de problemáticas y sus posibles soluciones.
La Vicerrectoría de Administración (VRA) realizó el 19 de abril pasado el taller ‘Trabajando en conjunto hacia una mejor administración universitaria’, en el cual participaron diferentes personas funcionarias de la comunidad universitaria, con el fin de analizar distintas temáticas relativas a procesos en Recursos humanos.
Dicha actividad fue realizada en la Estación Experimental de Ganado Lechero Alfredo Volio Mata y participaron 33 personas funcionarias de la Vicerrectoría de Administración, decanaturas, la Oficina de Recursos Humanos, Rectoría, Oficina Jurídica, la Unidad de Mejora Continua, de la Oficina de Servicios Generales, la Oficina de Suministros, la Oficina de Planificación Universitaria, la Facultad de Ciencias Económicas, Facultad de Ciencias Agroalimentarias y de las Sedes de Occidente, Pacífico, Atlántico y Guanacaste.
El objetivo de la actividad fue proponer soluciones innovadoras para la simplificación y flexibilización del proceso administrativo en la gestión del recurso humano, por medio de mecanismos alternos facilitadores, con un enfoque de usuario.
Mientras, el alcance se definió como examinar los sistemas y la normativa que rigen la administración del recurso humano, el presupuesto de la relación de puestos, los movimientos y la dinámica del personal universitario, para identificar puntos de mejora que permitan optimizar el aprovechamiento de los recursos en el contexto actual.
Según Roberto Guillén Pacheco, vicerrector de Administración, este taller surgió a raíz de diversas discusiones que se han tenido en el Consejo asesor de la VRA, sobre cómo mejorar los procesos e innovar.
“De cómo mejorar los procesos, innovar, a partir de una revisión integral de la gestión universitaria ¿Cuáles han sido las problemáticas? ¿Cuáles deberían ser esos rumbos que debe tomar la administración?, no pensando en el corto plazo, porque el problema es que siempre las medidas son cortoplacistas; sino pensar que hay que dar resultados y resolver problemáticas en el corto plazo, pero hacer una reflexión para buscar modelos que tengan mayor impacto a más largo plazo”, expresó Guillén.
Agregó que esto se busca en todos los ámbitos de la administración y ya se ha trabajado en cada una de las áreas. Específicamente, en el caso de Recursos humanos, dada la situación cambiante por la aplicación de nueva normativa nacional y por las inquietudes de la comunidad universitaria, se busca no solo mejorar procedimientos, hacerlos más ágiles y flexibles, sino también la normativa y el modelo en cuanto a lo que se está haciendo y lo que se quiere en el futuro.
Cada uno de los grupos analizó un tema a mejorar en el ámbito de la gestión de procesos de Recursos humanos.
Dinámica
Para el análisis de los diferentes temas, escogidos por quienes participaron, se conformaron cinco grupos de trabajo que debían considerar algunas ideas generadoras e identificar problemáticas y proponer soluciones innovadoras, así como el valor añadido que aportaba la solución propuesta.
La Sección de Análisis Administrativo, de la VRA, planteó la metodología y se analizaron grandes ejes, sobre los cuales cada grupo desarrolló un problema, que sirvió para determinar cuáles serían las prioridades.
En cuanto a las personas participantes, Guillén explicó que fue muy variada, pues asistieron tres decanos, jefes de oficinas, jefes administrativos, representantes de sedes regionales y de las oficinas indicadas anteriormente.
“En realidad, fue un concurso de un gran grupo variado de funcionarios que le permitiera tener una cantidad de visiones diferentes acerca de esas temáticas y los grupos fueron muy mezclados también, entonces, se pudo tener indicios muy claros de qué es lo que a la gente le preocupa de la materia”, comentó Guillén.
Los insumos de estos análisis y reflexión los tomará la Oficina de Recursos humanos para sus propuestas posteriores.
Precisamente, en dicha Oficina se pretende fomentar fuertemente otra área de trabajo que tiene que ver con el clima laboral.
“La parte más humana, ver el recurso humano más en la parte humana, no tanto procedimental, que tenemos una Oficina que se ha caracterizado por el tema de trámites de pago, o reclutamiento, o tema de certificaciones, en términos de administración de salarios, ese tipo de cosas de los manuales de puestos y cargos; y no una Oficina más a la par de los y las funcionarias, para apoyar diferentes procesos: la parte psicosocial se ha vuelto clave en el desarrollo, particularmente en estos tiempos. Entonces, es darle ese nuevo peso a la Oficina de Recursos Humanos, con programas y más orientados en esa línea”, explicó Guillén.
Ya anteriormente se han trabajado también temas de infraestructura, con la integración de algunas de las funciones que tenía la Oficina de Servicios Generales (OSG) y la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (OEPI).
Además, se está replanteando la Oficina de Suministros (OSUM), lo cual busca que sea más sistémica; y en el caso de la Oficina de Administración Financiera (OAF) esta se encuentra en un proceso complejo por la implementación de las NICSP, con un sistema ERP que vendría a revolucionar los procesos, al hacer la gestión integrada de los recursos financieros.
“Entonces, prácticamente todas las áreas de gestión están sufriendo procesos de transformación, vamos despacio y con buena letra y despacio porque precisa”, manifestó el vicerrector de Administración.
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