VRA prevé articulación en la gestión de sus oficinas para el 2022
Por: Nidia Burgos Quirós / 0 comentarios / 09 marzo 2022
Foto: Laura Rodríguez-Archivo-ODI
Uno de los proyectos que se pretende implentar el presente año es el compostaje de residuos de podas y chapias.
Durante el 2022 se pondrá en práctica el trabajo, de forma transversal, entre las oficinas de la Vicerrectoría de Administración (VRA), de modo que se aprovechen los recursos de todas las instancias y se concentren labores que podrían estar realizando varias instancias universitarias a la vez.
Es así como, por ejemplo, se plantea que la Oficina de Recursos Humanos (ORH), colabore con su estructura para organizar charlas para el personal de la Universidad de Costa Rica (UCR), o que la Oficina de Suministros (OS) y la de Administración Financiera (OAF) estrechen aún más sus relaciones para coordinar trámites y hacerlos más ágiles y en el campo de la distribución, remodelación y construcción de planta física se espera que la Oficina de Servicios Generales (OSG) y la Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones (OEPI), que pertenece a la Rectoría, coordinen la ejecución de las diferentes obras.
“Es una dinámica de encuentro y conversación y ver cómo potenciamos, como equipo, el trabajo que queremos hacer”, expresó Roberto Guillén Pacheco, vicerrector de Administración, durante una de las reuniones realizadas con su consejo asesor y coordinadores de área de la VRA, para la presentación de sus planes operativos para el presente año.
Guillén fue enfático en que se requiere maximizar la articulación entre las funciones que realizan cada oficina y a la vez lograr una mayor interpoperabilidad entre los diferentes sistemas informáticos de las distintas unidades.
Servicio al usuario
Adriana Espinoza Paniagua, directora de la ORH comentó, durante una de las reuniones del Consejo asesor, que lo que se busca es brindar un mejor servicio al usuario.
“Entonces, queremos darle ese enfoque de servicio, no solamente de atender oportunamente el trámite, sino incluir el análisis y revisión de cada uno de los casos, según las características que tenga cada uno”, dijo Espinoza.
En ese sentido, una de las funciones que se buscará fortalecer es trabajar en la prevención, negociación y resolución de conflictos, mediante el establecimiento de un programa, que incluiría hacer alianzas con algunas instancias internas que ya están trabajando el tema.
La ORH también ha estado dedicada a la creación del programa ‘UCR teletrabajando’, el cual ya cuenta con lineamientos aprobados por el Consejo de rectoría y actualmente se encuentra implementando sistemas informáticos y otras acciones para cuando se acuerde poner en práctica dicha modalidad de trabajo en la Institución.
También, se están fortaleciendo los programas de capacitación y se prevé brindar apoyo logístico a diferentes unidades de la VRA para la organización y divulgación de acciones de formación para el personal universitario.
En el ámbito propiamente del desarrollo humano se buscan alternativas para brindar, al personal de la Universidad opciones para el disfrute de sus vacaciones, de modo que no solo se constituya esta oficina en una controladora del uso de este tiempo, sino que también dé la oportunidad, mediante diferentes alianzas, de presentar opciones a las personas para que realmente disfruten de este tiempo.
Se procura asimismo, crear un fondo solidario, mediante el cual se pueda atender a aquellas personas funcionarias que enfrenten situaciones de vulnerabilidad.
La Vicerrectoría de Administración ha realizado tres sesiones del Consejo asesor y coordinaciones de Área con el fin de presentar y analizar los planes operativos para el 2022.
Regla fiscal
“Estamos en un período en que nos demanda una atención inmediata con la Ley 9635, la Regla fiscal, no solamente es un tema de planificación, sino de ejecución, de ahí que el trabajo integral que hagamos entre las oficinas de Administración Financiera y de Planificación Universitaria es esencial”, destacó por su parte, Marlen Salas Guerrero, directora de la OAF.
Al respecto, Guillén dijo que es muy importante que entre la OPLAU y la OAF hagan análisis de escenarios financieros, cuya articulación con la VRA hay que fortalecer.
La OAF también tiene una participación activa en la gestión de Vínculo externo y recientemente se decidió, a nivel institucional, que le corresponderá asimismo el control de la gestión que haga en esta materia la Fundación UCR.
Salas explicó que además se busca un trabajo más personalizado con las unidades que utilizan el mecanismo de vínculo externo, de modo que se les brinde una mayor asesoría en la ejecución y manejo de sus recursos.
Otra de las funciones que se busca fortalecer es el control de la ejecución presupuestaria, el cual a la fecha ha sido muy exitoso pues en el 2021 se ejecutó casi un 99% de los fondos corrientes (recursos que provienen del Fondo Especial para la Educación Superior), lo cual requiere nuevamente de una gran articulación con otras oficinas como las de Suministros y de Servicios Generales, expresó Salas.
En el ámbito de la contabilidad se tiene el proyecto de implementación de las NICSP, el cual Salas considera que no es una iniciativa solo de OAF, sino que es un tema institucional porque no solo es un registro contable, sino que también incluye temas de riesgos.
El área de Tesorería buscará fortalecer la gestión de los fondos de trabajo (o caja chica), lo cuales en la UCR suman más de 300, lo que hace más compleja su gestión. También, se busca, mejorar el tema de la facturación electrónica, de manera que se cuente con un solo sistema, ya que en la actualidad conviven dos que se encargan de esta labor.
Planificación de obras
Para la OSG una de las principales funciones que se tiene en este 2022 es la consolidación de la planificación de obras, mantenimiento, construcción y equipamiento y para esto se está trabajando en un plan plurianual en conjunto con la OEPI y con un sistema de geolocalización.
En ese sentido, Antonio Marín, director de la OSG explicó que los proyectos que manejan ambas oficinas, son en realidad de la Universidad y por ello se debe coordinar su ejecución, de manera que no se den traslapes en las diferentes acciones.
Sólo en Servicios Generales se están manejando 204 proyectos, de los cuales algunos requieren diseño y entonces lo primero que se necesita es priorizarlos y controlarlos. En estos momentos hay proyectos para las Sedes de Guanacaste, Occidente, del Atlántico, Caribe, Pacífico, Rodrigo Facio y la Estación Experimental Fabio Baudrit.
“Yo creo que esa es una de las partes más importantes, necesitamos que, si alguno de ustedes quiere ver el resultado de los proyectos, por lo menos que tenga un resumen en la página y entonces estamos utilizando un sistema de información geográfica”, expresó Marín.
Lo primero que se procura es contar con una lista de proyectos, luego indicar para cuándo se quiere que esté diseñado, la fecha máxima y especificar cuándo realmente se realizó y después la compra y el resto de procesos, que incluye además el contar con indicadores. “La idea es tener un sistema de información que nos permita consultarlo cada vez que queramos, por lo menos a los interesados”, dijo el director de la OSG.
Al respecto, Guillén manifestó que es importante presentar el plan plurianual de infraestructura, integrado entre la OEPI y OSG, y que debe contemplar también los requerimientos de la UGA y de la Unidad de Salud Ocupacional y Ambiental (USOA), de gestión de riesgo, de sustancias tóxicas, de la Comisión de Foresta, así como contemplar la legislación sobre la protección de la fauna silvestre que convive en los campos de la Institución.
Marín destacó también la importancia de que en su Oficina el personal trabaje de forma transversal con las diferentes secciones y unidades con las que cuentan.
La VRA, en coordinación con la OSG y la OEPI, prevé realizar el presente año una planificación de obras que incluya un sistema de geolocalización.
Contratación por demanda
Jorge Padilla Zúñiga, director de la OS comentó que la Universidad requiere de contrataciones por cierto tipo de bienes y servicios que son reiterativos y que se han venido tramitando por fondos de trabajo, lo que hace su trámite muy complejo.
“La idea es, junto con la Oficina de Administración Financiera, revisar cuáles son aquellos bienes y servicios que, de forma reiterativa, se están presentando y se están adquiriendo, para tener contratos por demanda y poder satisfacer a la comunidad, sin necesidad de que tengan que hacerlo por fondo de trabajo”, dijo Padilla.
Un segundo proyecto que tiene la OS para el 2022 es incluir cada vez a más proveedores internacionales al Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), esto dados los requerimientos de la Ley de Contratación Pública.
Esto es muy importante para la Universidad porque, como ejemplo, entre julio del 2019 y julio del 2021 se determinó que se compró a 30 países diferentes y a 350 distintas.
Un tercer plan que tiene la OS es revisar las disposiciones institucionales y junto con la administración, generar comunicaciones que busquen limitar la contratación de algunos tipos de servicios que se hacen por órdenes de compra, para lo cual se está trabajando además en el Reglamento del Sistema de Suministros.
También, se requiere capacitar al personal interno, a las unidades especializadas y a todos los usuarios en general sobre los alcances de la nueva Ley de Contratación administrativa, dado que se prevén cambios en la forma en cómo se venía contratando.
Estos cambios implican también la revisión de los procesos internos y hacer un planteamiento para adaptarlos a la nueva normativa.
Para estos efectos, los sistemas de Suministros se han venido digitalizando para que ciertos procesos ya no se hagan de forma manual, sino a través de la Plataforma de Gestión de Compras y Abastecimiento (GECO).
Protección del ambiente
La Unidad de Gestión Ambiental (UGA)tiene como uno de sus proyectos para el 2022 la Estrategia de acción por el clima.
“Entonces, desde la UGA llevaríamos justamente el liderazgo para la implementación de esa estrategia en sus diferentes ejes y particularmente estaríamos desarrollando proyectos, lo que yo llamo ‘UCR organización’”, mencionó Kathia Elizondo Orozco, coordinadora de dicha Unidad.
Esta estrategia lo que busca es la mitigación y adaptación al cambio climático, que anteriormente se manejaba a través de la Comisión de carbono neutro, pero que ha evolucionado más allá hacia el carbono positivo.
Pero también hay otros aspectos adicionales en la adaptación al cambio climático donde se prevén desabastecimientos de agua, cambios de temperatura, entre otros efectos que deben tomarse en cuenta en las diferentes sedes, recintos y Fincas experimentales ubicadas en diferentes zonas del país.
En este tema se están analizando ciertos aspectos como la reducción de emisiones en transporte, el uso de la energía eléctrica, y se considera importante que se continúe con la práctica de reducir el tamaño de los motores de la flota vehicular de la Institución, así como continuar con la migración a vehículos cero emisiones.
En cuanto a residuos, la UGA tiene un proyecto para desarrollar un centro de compostaje de residuos de chapias y podas, en la Sede Rodrigo Facio, por lo que se prevé darles tratamiento a estos materiales, de modo que luego puedan servir de sustrato o de abono a otras plantas y árboles de la Universidad.
También, se ha logrado consolidar el vivero institucional, que está ubicado en la Finca Experimental de Santa Ana (FESA), donde se están produciendo especies nativas y de valor, que son producidas a partir de semillas y que se están utilizando para reforestar los diferentes campus universitarios y corredores biológicos relacionados con las instalaciones de la Institución.
Otro proyecto que maneja la UGA es el programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), el cual en enero del presente año logró una calificación muy alta en su desempeño.
Al respecto, Elizondo, mencionó lo que indicó la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) “su representada se encuentra en el semáforo de implementación del PGAI a nivel institucional, dentro de la franja de color verde más, distintivo de las instituciones con calificaciones superiores a 92,5 en gestión ambiental, puntualmente con una calificación de 101, para una excelente gestión ambiental”, se indica en el oficio DIGECA-046-2022.
La UCR también participa en la Red Costarricense de Instituciones Educativas Sostenibles (REDIES) y en el 2021 fue inscrita en el Green metrics, que es el primer ranking de gestión ambiental de instituciones de educación superior, a nivel mundial.
Una tercera iniciativa que se tiene para el 2022 es darle continuidad al Programa Galardón Ambiental, que busca que las unidades de las Institución tengan buenas prácticas ambientales. En ese sentido, en este año se realizará la sexta edición, donde se espera incluir al menos 50 unidades y la tercera edición de Hogares sostenibles, que es parte de este Programa, con una meta de participación de 150 hogares de personal universitario, estudiantes y personas pensionadas y egresadas de la UCR.
También, se prevé como cuarto proyecto continuar con el manejo de la flora y la fauna dentro de las instalaciones de la Universidad, que incluye entre otras iniciativas la implementación de un plan de manejo forestal en la Ciudad Universitaria Rodrigo Facio.
En referencia a estos planes, Guillén expresó nuevamente la importancia de articular iniciativas con las oficinas propias de la VRA, pero también con otras unidades de la Institución.
“Entonces, la idea de que la UGA esté presente (en el Consejo asesor) es trascendental, porque es un eje para esta administración, pero es trascendental para la Universidad”, destacó Guillén, dado que la mayoría de temas que maneja esta Unidad son de interés institucional.
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